What you'll do:
FUNCION PRINCIPAL:
Realizar y desarrollar responsabilidades correspondientes al área de Recepcion y de soporte para la funcion de Recursos Humanos
FUNCIONES ESENCIALES:
1. Responsable de la Central Telefónica de Eaton; en cuanto a recibo y realización de llamadas telefónicas. Contestar el teléfono, dirigir llamadas, tomar mensajes y proveer información a clientes.
2. Asistir a visitantes, empleados en la requisición de servicios al ingresar a nuestras instalaciones.
3. Generar correspondencia, reportes, información confidencial, presentaciones, comunicaciónes internas, documentos técnicos y cualquier material relacionado con el departamento, asi como realizar memos y cartas de acuerdo a instrucciones verbales en los formatos establecidos.
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4. Recibir y distribuir correspondencia recibida y otros materiales notificando a los distintos departamentos.
5. Realizar recibo de documentos en general que evidencien procesos de los empleados, tales como: licencias medicas, licencias de ley, notificaciones / constancias. Crear las notificaciones (HRServices case) correspondientes.
6. Realizar publicaciones en los medios de comunicación: pantallas (aplicación AppSpace) en areas de produccion/ cafeteria/recepcion, murales fisicos de RH.
7. Realizar cartas de certificación a empleados dirigidas a Bancos, a quien pueda interesar, universidades, consulados entre otros.
8. Recibir, registrar diariamente las facturas recibidas por concepto de compras o servicios adquiridos por Eaton y entregarlas para fines de proceso.
9. Apoyar a empleados en la creacion de cuentas para acceso a Estar / kiosko (huella biometrica)
10. Back up para el sistema de generacion de carnets de identificacion de empleados
11. Brindar soporte en el mantenimiento de expedientes de empleados de los archivos de la compañía.
12. Coordinar foros de comunicación, tales como: reunion general / planta, reunion administrativos / asalariados, entre otros.
13. Asistir al Representante de RH (reclutamiento) en:
a. Recibimiento de candidatos
b. Distribución de formularios de Declaración Jurada a candidatos al momento que vengan a entrevista.
c. Llenado de formularios de pre-entrevista.
d. Contactar candidatos para citas.
e. Solicitar codigo de acceso a seguridad del Parque Industrial PIVEM.
Responsabilidades relacionadas con Salud, Seguridad y Medio Ambiente (EHS):
1. Asistir a todos los entrenamientos de Seguridad, Salud y Medio ambiente que sean asignados.
2. Cumplir con los requerimientos de 5S/MESH.
3. Responsable de velar por las normas de seguridad así como las políticas establecidas por Eaton.
4. El no-cumplimiento con los procedimientos de seguridad puede derivar en accidentes menores y/o lesiones dependiendo de la función.
Qualifications:
• Estudiante universitario con mínimo 120 créditos aprobados de Publicidad, Comunicación Social, Administración de empresas, ramas de Psicología, Mercadeo, o carreras similares.
• Conocimientos intermedios del idioma Inglés.
• Conocimientos Intermedios de Microsoft Office: Word, Excel, Power Point
• Experiencia mínima de 1 año en posiciones de apoyo administrativo y/o Recursos Humanos
Additional Information:
• Responsibility for Materials & Products: Llamadas telefónicas de larga distancia.
• Responsibility for Facilities and Equipment: Responsable por las herramientas que facilitan la elaboración de sus labores.
• Physical Effort: Normales de oficina.
• Work environment & conditions: Condiciones normales.