Office Manager mit Schwerpunkt Events - TheFork, a TripAdvisor Company

Office Manager mit Schwerpunkt Events (m/w/d)

Diese Position befindet sich in Hamburg und wir suchen daher eine:n fließend Deutsch sprechende:n Bewerber:in.

🍴 Bei Thefork glauben wir ganz stark daran, dass die besten Geschichten im Leben am Tisch geschrieben werden. In Restaurants finden wir daher nicht nur das nächste Essen, sondern auch unseren Appetit auf das Leben selbst. Deshalb arbeiten wir seit über 15 Jahren daran, unseren Restaurantpartner:innen mit unserem Produkt den Zugang zu neuen, großartigen Gästen zu ermöglichen. Und sind für unsere wunderbaren Foodies der Guide für die besten Restaurants in ganz Europa und Australien.

Die Restaurantbranche befindet sich aktuell im wohl spannendsten Wandel überhaupt, in dieser aufregenden Wachstumsphase brauchen die besten Leute an Bord. Wir setzen daher ganz klar auf ein großartiges Miteinander, in dem sich unsere Mitarbeiter:innen entfalten können und Kraft haben, gemeinsam an unserer Mission zu arbeiten. Wir tun dies, indem wir ein flexibles, multikulturelles und positives Umfeld schaffen, in dem jeder Einzelne den Raum hat, sich zu entwickeln.

• Begrüßung, Kontakt und Verwaltung unserer Mitarbeiter:innen, Partner:innen und Lieferant:innen in den Büros in Hamburg, Amsterdam, Wien und Stockholm
• Beaufsichtigung und Abwicklung der Gestaltung und Einrichtung der einzelnen Büros und Pflege der Beziehungen zu Anbieter:innen und Dienstleister:innen für die korrekte Logistik des Büros: Reinigungsdienst, Wartungsfirma, Büromaterial, Catering-Service usw
• Regelmäßige Überprüfung und Neuverhandlung der Preise von Dienstleister;innen, um die beste Servicequalität zu gewährleisten
• Du kümmerst dich um die täglichen Verwaltungsaufgaben, Sicherheitsfragen und die Finanzberichterstattung und unterstützen Sie den Buchhalter bei der Rechnungsstellung

• Offenes Ohr für deine Kolleg:innen: Du reagierst bei Problemen, di in deinen Büros aufkommen und findest schnelle Lösungen
• Du bist verantwortlich für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden an den 4 Standorten
• Du arbeitest mit unserer Senior OfficeX Managerin und dem Rest des Office Experience Teams in anderen Büros zusammen, um interne Prozesse effektiver und effizienter zu gestalten und die Ressourcen zu optimieren
• Du bist Ansprechpartner:in für Reisebuchungen über unser Buchungsportal
• Du bist eine starke und kreative Unterstützung unserer Senior Office Managerin bei Unternehmensveranstaltungen: Afterworks, Team Buildings, Management-Seminare, globale Kongresse usw

• 2 Jahre Erfahrung in der gleichen Position in einem ähnlichen Umfeld und einem Unternehmen ähnlicher Größe
• Eine positive, fröhliche und dynamische Persönlichkeit
• Ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Du hast ein ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick
• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen zu Mitarbeitenden auf allen Ebenen aufzubauen und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Du bist eine detailgenaue, proaktive und lösungsorientierte Person
• Du arbeitest selbstständig und ergreifst gerne Initiative
• Du sprichst fließend Englisch und Deutsch und verfügst über ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. Französisch ist ein Plus, aber nicht unbedingt notwendig
• Du bist in der Lage, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement, um alle Arten von Veranstaltungen zu managen, von kleinen bis hin zu Großveranstaltungen
• Flexibilität, um regelmäßig in den 4 Büros, die du leiten wirst, zu arbeiten und zu reisen (Hamburg, Amsterdam, Wien und Stockholm)