Executive Administrative Assistant

We are seeking a highly skilled Executive Administrative Assistant to support our President's Office and senior leadership team at the Tokyo Office of The Coca-Cola Company. The ideal candidate will be adaptable, take initiative, and use resources effectively, while maintaining professionalism and confidentiality. This role offers an exciting opportunity to contribute to a diverse, innovative environment and engage with colleagues across all levels of the organization.

Key Responsibilities

• Provide high-level administrative support to the President's Office and key leadership team members.
• Organize, coordinate, and streamline activities for the leadership team to ensure effective support of the President.
• Manage complex calendars, including scheduling meetings and coordinating with internal teams and direct reports.
• Interface with external stakeholders, including bottling partners, customers, and key business partners.
• Act as the primary liaison for the President and leadership team, maintaining trusted relationships across the organization.
• Plan and coordinate meetings, conferences, and regular offsite team events.
• Arrange and manage travel logistics for senior executives.
• Proactively anticipate needs and drive meaningful changes for executives and the organization.

• 5+ years' experience in executive support, corporate administration, or related fields.
• Capability to establish connections within local environments in an international context
• Experienced in managing multiple tasks in a fast-paced, cross-functional environment while maintaining attention to detail.
• Strong organization, communication and problem-solving skills.
• Ability to foster trusted relationships with internal teams and external key stakeholders
• Maintain confidentiality around sensitive information and exercise sound judgment in all communications.
• High level of discretion, professionalism, and integrity.
• Strong technical proficiency with calendar management tools and office software.
• Experience working both independently and as part of a collaborative team.
• Commitment to continuous learning and adaptability in a dynamic environment.
• Track record and/or passion in proactively identifying and leveraging new technologies to improve efficiency and streamline work.
• Native level Japanese and strong business level English, with proven ability to handle formal business communication with Japanese customers, bottling partners, and stakeholders, as well as internal global communication.

• 社長室およびリーダーシップチームの主要メンバーに対し、運営• 業務にかかわるハイレベルのサポートを提供する。
• 社長への効果的なサポートを確実に行うために、リーダーシップチームの活動を計画し、調整し、効率化する。
• 社内チームおよび直属の部下との会議の設定や調整など、複雑なスケジュールを管理する。
• ボトラー各社、顧客、主要なビジネスパートナーなど、外部関係者とのやり取り。
• 社長およびリーダーシップチームの主な仲介役を果たし、組織全体の信頼関係維持に努める。
• 会合、会議、定期的なオフサイトチームイベントを計画し、調整を行う。
• 上級幹部の出張手配および管理。
• ニーズを積極的に予測し、幹部や組織にとって有意義な変化を推進する。

• 経営サポート、企業の管理運営、または関連分野での5年以上の経験。
• 国際的な文脈を念頭に置きつつ、地域内のつながりを確立する能力。
• ペースの速い部門横断的な環境で、細部に注意を払いながら複数のタスクを管理する経験。
• 優れた組織力、コミュニケーション力、問題解決能力。
• 社内チームおよび社外の主要関係者との信頼関係を構築する能力。
• 機微情報に関する機密性を維持し、あらゆるコミュニケーションにおいて適切な判断を下すことができる。
• 高いレベルの思慮深さ、プロ意識、誠実さ。
• スケジュール管理ツールとオフィスソフトウェアに関する高度な技術的スキル。
• 単独で自主的に仕事を進める経験と、共同チームの一員として働く経験の両方を持つ。
• 常に変化する環境において絶えず学び、適応することに真剣に取り組む姿勢。
• 効率性を向上させ、業務を簡素化するために、新しいテクノロジーを積極的に特定し活用してきた実績あるいはそれを行う熱意、またはその両方。
• ネイティブレベルの日本語とビジネスレベルの高度な英語力。日本の顧客、ボトラー各社、関係者との正式なビジネスコミュニケーション、および社内のグローバルコミュニケーションに対応可能であることを示す実績。