Administratief medewerker- Technische diensten

Labcorp levert een uitgebreid gamma aan diensten voor de farmaceutische industrie en is een globale, toonaangevende organisatie op het gebied van geneesmiddelenontwikkeling en laboratoriumtesting. We streven ernaar een verschil te maken in het dagelijkse leven van mensen door essentiële geneesmiddelen op de markt te brengen.

Bij Labcorp zoeken we een onsite Administratief medewerker- Technische diensten voor onze productiesite in Mechelen.

De functieverantwoordelijkheden omvatten:

Als Administratief Medewerker Technische Diensten/Facilities, ben je het eerste aanspreekpunt voor onze bezoekers en speel je een cruciale rol in het overbrengen van het bedrijfsimago van Labcorp. Als teamlid van het Facilities team, ondersteun je het team met taken zoals administratieve en communicatie. Site communicatie is een belangrijk onderdeel van je rol. De rol is zeer veelzijdig met een hoge mate van onafhankelijkheid in het bekijken en verbeteren van bestaande workflows.

• Centraliseer de administratieve ondersteuning voor facilities op de site, inclusief receptie- en postdiensten, bezoekers- en aannemerswelkom en registratie, e-mails, enz.
• Zorg voor professionele en conforme interne communicatie, inclusief Townhall, site meldingen, nieuwkomersmeldingen.
• Zorg ervoor dat werknemers- en nieuwkomersprofielen correct en tijdig worden opgezet in de bedrijfssystemen (lockers, tijdregistraties, gebouwtoegang, mobiliteitsoplossingen, bedrijfsauto's, enz.).
• Zorg voor een foutloze communicatie en rapportage aan globale teams over geïmplementeerde oplossingen, geleverde apparatuur en diensten.
• Coördineer de beveiliging van de site en rapporteer aan het management.
• Maak inkooporders gerelateerd aan facilities en onderhoud en beoordeel bijbehorende facturen.
• Bied Smartsheet-ondersteuning waar nodig.
• Ondersteun het site team bij evenementen en vergadering voorbereiding.
• Ondersteun team en management bij budgetvoorbereiding en beoordeling.
• Alle andere taken zoals toegewezen.

• Bachelor diploma, bij voorkeur in bedrijfsadministratie, communicatie, kantoorbeheer, enz.
• Minimaal één jaar ervaring in administratie/receptie of een andere relevante functie, bij voorkeur binnen facilities.
• Ervaring in soft facilities diensten (coördinatie veiligheid en schoonmaak van de gebouwen, receptie, catering...)
• Ervaring met stakeholder management.
• Begrip van- of interesse in het leren over basis facility management
• Ervaring met milieu-, gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsinspecties en rapportage.
• Vloeiende kennis van Nederlands en Engels (gesproken en geschreven). Kennis van Frans is een pluspunt.
• Diepgaande kennis van MS Office tools met hoge vaardigheid in Excel en PowerPoint. Kennis van Smartsheet.
• Creatief in het opstellen van professionele communicatie en organisatorische vaardigheden.
• Vermogen om zelfstandig presentaties of communicatie voor te bereiden op basis van een basisbriefing.
• Teamgerichte mindset, bijvoorbeeld dagelijks contact hebben met facilities en operationeel management, stakeholders en externe leveranciers.
• Betrokkenheid en inzet door een hoge werkethiek
• Bouwt en cultiveert sterke samenwerkingsrelaties met stakeholders.
• Agile en zelfgestuurd.
• Modelleert sterke naleving en continue verbeteringsmentaliteit.
• Zelfgemotiveerd, betrouwbaar en volhardend.
• Moet kunnen functioneren in een deadline-gedreven omgeving.