Workplace Experience Coordinator

Résumé du poste
La mission première de la coordonnatrice ou du coordonnateur de l'expérience en milieu de travail est d'offrir une expérience de bureau positive en tant qu'ambassadeur culturel, défenseur communautaire et chef du service. Dans ce rôle, vous offririez des services et du soutien en milieu de travail visant à accroître le bien-être individuel, la productivité personnelle et l'efficacité organisationnelle. Les ressources de Host connectent les employés à leur environnement grâce à des services haut de gamme et un soutien à la clientèle de classe mondiale fournis par des employés comme la coordonnatrice ou le coordonnateur de l'expérience en milieu de travail. En tant que membre de l'équipe au premier plan, la coordonnatrice ou le coordonnateur de l'expérience en milieu de travail est chargé de créer une ambiance de soutien et de confort en accueillant les visiteurs et en soutenant tous les services offerts aux employés.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

Aucune responsabilité de supervision n'est attachée à ce poste.

RÉSUMÉ DU POSTE

Assurer la coordination et le soutien administratif pour la livraison de services en milieu de travail. Les services comprennent, entre autres : concierge, réception/acheminement des appels, gestion des salles de conférence et de réunion, soutien audiovisuel, soutien à la préparation des réunions, des événements et aux traiteurs, programmes communautaires, stationnement et navettage, vélo et navette locale, services documentaires, services de courrier, gestion des fournitures de bureau, déménagements, ajouts, changements, organisation du hall et de la réception, accueil et intégration en milieu de travail.

Soutenir l'équipe de la direction de l'expérience en milieu de travail en participant aux tâches administratives générales, y compris le traitement des factures, les arrangements de voyage, la déclaration des dépenses, etc. Faire la demande pour des services d'immeubles ou d'équipement au besoin.

Offrir un soutien administratif à l'équipe de l'expérience en milieu de travail selon les directives, y compris sur la gestion des dépenses, la coordination des réunions, l'entretien de l'équipement de bureau et la gestion de l'approvisionnement.

Gérer l'exactitude, la production, la qualité et la conservation des documents du programme; qui peuvent inclure l'administration de sites SharePoint ou de sites similaires. Veiller à ce que les documents du client et de l'entreprise soient conformes aux lignes directrices des marques respectives.

Utiliser et maintenir l'intégrité des bases de données et des autres outils numériques associés à la prestation des services, comme demandé.

S'assurer que toutes les factures pour les services d'entreprise sont facturées comme prescrit.

Assister aux réunions sur les déménagements et coordonner tous les déménagements avec les contacts du client.

Répondre aux demandes et aux plaintes de la clientèle à propos des services de l'expérience en milieu de travail.

Entretenir les relations avec les fournisseurs de services et de biens du bureau. Veiller à ce que tous les fournisseurs aient une preuve d'assurance et des documents contractuels en vigueur, conformément aux exigences.

Administrer le processus d'accueil et d'intégration des membres de l'équipe de l'expérience en milieu de travail et des fournisseurs de services tiers, y compris l'orientation, la formation, l'équipement et la commande de logiciels des nouveaux employés.

Participer à l'achèvement du plan de continuité des activités du bureau.
Effectuer les autres tâches assignées

Hi, we're Host!
We believe your office should allow you to feel comfortable, productive and inspired in your working life. Because when people feel inspired, great things happen.
As the heart of the workplace, you will help foster a sense of community by putting the well-being of others at the forefront. As you collaborate with colleagues to create a culture of support, you will have countless opportunities to inspire moments of delight and pursue amazing outcomes each day.
With Host, you can join a team that elevates the office experience by delivering world-class services that make coming to work better than it's ever been.

JOB SUMMARY

The Workplace Experience Coordinator role is at the forefront of delivering a positive office experience as a cultural ambassador, community advocate and service leader. In this role, you would provide workplace services and support to increase individual well-being, personal productivity, and organizational effectiveness. This Host uses people-led services to connect employees to their environment through high-touch services and world-class customer service support delivered by employees like the Workplace Experience Coordinator. As part of a "front-of-house" team, the Workplace Experience Coordinator is responsible for creating a supportive and comfortable atmosphere by welcoming visitors and supporting all employee-facing services.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

No formal supervisory responsibilities in this position.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Provides coordination and administrative support for delivery of Workplace Services. Services include, but are not limited to: Concierge, Reception / Switchboard, Conference & Meeting Room Management, A/V Support, Meeting, Event and Catering Support, Community Programs, Parking & Commute, Bicycle & Local Shuttle, Document Services, Mail Services, Office Supply Management, Moves, Adds, Changes, Lobby and Reception Organization, Workplace Onboarding

Assists the Workplace Experience leadership team with general administrative support including invoice processing, travel arrangements, expense reporting, etc. Requests building and/or equipment services as needed.

Provides administrative support for Workplace Experience team as directed, including expense management, meeting coordination, office and workplace experience equipment care, and supply management.

Manages accuracy, production, quality and retention of program materials; which may include administration of SharePoint sites or similar. Ensures client and company materials comply with client and company brand guidelines.

Utilizes and maintains integrity of databases and other digital tools associated with service delivery, as requested.

Ensures all billings for business services are invoiced and billed as required.

Attend, move meetings and coordinate all moves with client contacts.

Responds to customer requests and complaints regarding Workplace Experience services.

Maintains relationships with vendors that provide services and goods to the office. Ensures all vendors used have current proof of insurance and contractual documentation in place, per requirements.

Administers Workplace Experience team member and third party service provider on-boarding process, including new employee orientation, training, equipment and software ordering.

Assists in the completion of the office Business Continuity plan.

Performs other duties as assignedEnglish to follow

COMPÉTENCES REQUISES

Afin de réussir dans ce rôle, la personne doit pouvoir exécuter chaque responsabilité de manière satisfaisante. Les critères ci-dessous indiquent les connaissances et compétences requises.

Des accommodements raisonnables peuvent être offerts afin de permettre aux personnes souffrant d'un handicap d'accomplir leurs tâches essentielles.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme d'études secondaires ou d'équivalence d'études secondaires (GED) requis. Une à deux années d'expérience minimum, de préférence dans un poste similaire (par exemple, réception, concierge, accueil, gestion de salles ou service à la clientèle).

CERTIFICATS ET/OU PERMIS

Aucun.

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION

Capacité à comprendre, à interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et à demander des explications afin de s'assurer de sa compréhension. Capacité à rédiger des rapports et des correspondances routiniers. Capacité à répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et/ou de superviseurs. Habileté à présenter efficacement de l'information à une équipe interne ou à un grand groupe d'employés.

À l'aise de rencontrer et d'échanger avec de nouvelles personnes.

Approche chaleureuse et invitante. Capacité à tenir compte des circonstances, de sympathiser et d'offrir de l'aide.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES

Connaissances de base des principes et termes financiers. Capacité à résoudre des équations simples comme des pourcentages.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

Capacité à comprendre et à exécuter des directives générales dans une situation normale. Habileté à résoudre des problèmes dans une situation normale. Compétences analytiques de base requises.

AUTRES COMPÉTENCES

Connaissance intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint, OneNote, Outlook, etc. Aptitude à apprendre et à travailler avec de nouvelles technologies et outils numériques, incluant des applications, des bases de données, des gestionnaires financiers, des gestionnaires de bons de travail, des réseaux sociaux, des outils infonuagiques, des appareils mobiles et leurs applications et des outils de communications.

Les meilleurs candidats sauront démontrer un véritable intérêt à anticiper et à répondre aux besoins d'autrui. Une attitude chaleureuse et le désir de collaborer sont essentiels.

Capacité d'offrir de l'aide physique aux activités de l'entrepôt et de soulever des charges de 50 livres.

PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ

Prise de décision en fonction d'une connaissance générale des procédures et des politiques de l'entreprise afin d'atteindre les objectifs et les dates butoirs. Une erreur de jugement peut avoir des répercussions à court terme sur ses collègues et son superviseur.

SÉCURITÉ

1. Compléter à un niveau satisfaisant toutes les formations SSE requises et attribuées.
2. Respecter en tout temps l'ensemble des politiques et procédures relatives aux activités, y compris toutes les exigences liées à la SSE.
3. Participer à tous les programmes et activités liés à la SSE selon les besoins, y compris les enquêtes sur les incidents, les entretiens, l'audit et l'évaluation, etc.
4. Signaler toute condition qui, selon vous, pourrait entraîner un accident ou des blessures et/ou arrêter le travail si nécessaire.

Également :
1. Connaître et comprendre toutes les pratiques et procédures de travail sécuritaires et les dangers potentiels associés à l'environnement de travail.
2. Entretenir et porter en tout temps l'équipement de protection individuelle (ÉPI) requis.
3. Appliquer à tout moment des techniques de manutention appropriées.
4. N'utiliser l'équipement et les machines de l'entrepôt (p. ex. : transpalettes, monte-personnes, etc.) que si vous êtes correctement formé, qualifié et autorisé à le faire.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required.

Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

EDUCATION and EXPERIENCE

HS Diploma or GED required. A minimum of 1 - 2 years related experience (e.g. Front Desk, Concierge, Hospitality, Room Management, or Customer Service roles) is preferred.

CERTIFICATES and/or LICENSES

None

COMMUNICATION SKILLS

Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor. Ability to effectively present information to an internal department and/or large groups of employees.

Comfortable meeting and engaging with new people.

Warm and engaging demeanor. Ability to assess circumstances, empathize and offer help.

FINANCIAL KNOWLEDGE

Requires basic knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate simple figures such as percentages.

REASONING ABILITY

Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.

OTHER SKILLS and ABILITIES

Intermediate skills with Microsoft Office Suite products such as Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint, OneNote, Outlook, etc. Comfortable with and embracing of new technologies and digital tools; such as Apps, databases, financial management, work order management, social networking, cloud technologies, handheld mobile technologies and applications, and communications.

Best candidates will have a genuine interest in in anticipating and serving the needs of others. A warm demeanor and desire to collaborate with others is key.

Physical ability to assist with warehouse operations. Able to lift 50 lbs.

SCOPE OF RESPONSIBILITY

Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.

SAFETY

1. Complete at a satisfactory level all required and assigned HSE training
2. Follow all activity policies and procedures, including all HSE related requirements at all times
3. Participate in all HSE related programs & activities as required, including incident investigations, interviews, auditing and assessment, etc.
4. Report any condition which you feel could result in an accident or injury and / or stop work if required

In addition:
1. Be aware of and understand all safe work practices and procedures and potential hazards associated with the work environment
2. Maintain and wear at all times required appropriate personal protective equipment (PPE)
3. Apply appropriate material handling techniques at all times,
4. Only operate warehouse equipment and machinery (e.g. pallet jacks, manlifts, etc.) if properly trained, qualified and authorized to do so