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Workplace & Facilities Manager

3+ months agoTokyo, Japan
ワークプレイス&ファシリティマネージャーは、職場やオフィスに関わる主要な職場イニシアチブおよびオフィス管理の対象分野の専門家としての役割を果たし、日本のすべてのマッチグループブランドにわたる包括的な職場戦略を策定および明確化します。リーダーと調整して、職場での経験がオフィスの文化的目標をサポートするようにします。

【実際の業務内容】
従業員に最高クラスのサポートを提供することに重点を置いた、職場体験プログラムの戦略的方向性を指示する
各オフィスでのウェルネスサービス、フードプログラム、交通機関、駐車場プログラムなど、すべての従業員の特典とプログラムを監督および管理する
ロジスティクスの監督、費用の追跡、予算の管理、コミュニケーションの維持など、オフィス管理を監督および管理します。設備、拡張、および資本化された費用の予算を管理し、施設関連の買掛金プロセスの所有権を引き継ぐ
エンプロイーエクスぺリエンスとアメニティ周りのコミュニケーションをリードする
日本のセキュリティ対策 、安全や社会衛生などについて、計画への主要な利害関係者と提携する
全従業員、ベンダー、請負業者などに対して、設備関連に関する問い合わせなどの主なコンタクトポイントとして期待された品質の管理サービスを提供する
すべての事業所の機器、例えばテレビ、VTC、リモコン、ワークステーション、スピーカー、飲料ステーション、キッチン家電、プロジェクションシステム、プリンター、自動照明、ドアロック、ドアベル、インターネット、HVAC /温度制御、セキュリティカメラ、配管などが、最新に更新されていて、機能しているよう確認する
配送、設置、修理、注文、交換を管理し、オフィススペースの美的表現に責任を持つ
清掃サービス、電気技師/配管工、IT支援、およびオフィスの運営に必要なすべての請負業者を含むベンダーの連絡窓口として機能し、ベンダーとのサードパーティ契約を交渉する
家主やマネージャーと協力して、スペースのより良い使用法を模索し、修理を手配します。必要に応じて、家主とユーレカの間の窓口となる
会議室と共有エリアが清潔で整頓されていることを確認し、会議やイベントのセットアップ/削除を完了
すべてのオフィスへのコンプライアンスを確保
テクノロジー、機器、ベンダー、セキュリティ、看板、アクセシビリティ、スケーリングに関する提案を含む、オフィス運営を改善
全社ミーティングやバーチャルオフサイトなどの社内各種イベントのロジスティクスのサポート

【チームの概要】
日本の総務チームおよびグローバルのファイシリティ組織と協業し、優れた作業環境作成と維持に注力する
価値のあるパートナーシップとコラボレーションで作業する人々は、創造的で、エンプロイーエクスぺリエンスに情熱を注いでいます

【必須条件】
職場での経験、オフィスファイシリティ、イベント、文化に関する6年以上の専門的な経験 
さまざまな利害関係者と強い人間関係を構築し、また効果的にやり取りする能力
プロジェクト管理と時間管理の優れたスキルに加えて、日本語と英語の両方での口頭および書面での優れたコミュニケーションスキル
変化する優先順位に適応でき、機密性の高い情報を快適に処理
優れた戦略プランナーおよびプロジェクトマネージャーであり、あらゆるプロジェクトのトラブルシューティングを慎重に行うことができる
前向きな結果を達成することで驚くべきスピードと効率で働く
いつアウトソーシングしてや部下に委任するべきか、そしていつ自分自身で対応べきかを理解している
20KGまでの重い物を持ち上げるなど物理的な作業ができる
施設関連の緊急事態が発生した場合は、いつでもオンコールで対応できる


As the Manager of Workplace Experience & Facilities, you will serve as the subject matter expert for key workplace initiatives and office management for Eureka and other shared services as well as develop and articulate a comprehensive workplace strategy across all Match Group brands in Japan. You will coordinate with leaders to ensure workplace experience supports cultural objectives of the offices. 

How you’ll make an impact:
You will provide strategic direction for our workplace experience programs, focused on providing best in class support for our employees
You will oversee and administer all employee perks and programs including wellness offerings, food programs and transportation and parking programs in each office
You will oversee and administer the office management, including overseeing logistics, tracking expenses, managing budgets, and maintaining communications; Manage a budget for equipment, expansion, and capitalized expenses and assume ownership of the facilities-related account payable process.
You will lead communications around employee experience and amenities initiatives
You will partner with key stakeholders to plan and implement security, safety & public health measures in Japan.
Act as the facilities main point of contact responsible for all employees, vendors and contractors, delivering quality facility management services.
Ensure all office equipment is up-to-date and functional, including items such as TVs, VTCs, remotes, workstations, speakers, beverage stations, kitchen appliances, projection system, printer, automated lighting, door locks, doorbell, Internet, HVAC / temp control, security cameras, plumbing, etc.
Manage deliveries, installations, repairs, orders and replacements, and be accountable for the aesthetic presentation of the office space.
Serve as the point of contact for vendors including cleaning services, electricians/plumbers, IT assistance, and all contractors needed to run the office, and negotiate third-party contracts with vendors.
Partner with our Landlord and Managers to explore better use of the space and organize repairs; act as a liaison between landlord and Eureka whenever necessary
Make sure conference rooms, and public areas are clean and uncluttered, and complete set-up/take-down for meetings and events.
Ensure compliance with all offices. 
Improve office operations, including making proposals around technology, equipment, vendors, security, signage, accessibility, and scaling.
Supporting logistics for company events such as All-hands meeting, virtual off-site etc.

We could be a match if: 
You have at least 6 years of professional experience in workplace experience, facilities, events and culture 
You have strong relationship management skills and the ability to effectively interact with a diverse set of stakeholders
You have strong project management and time management skills along with strong verbal and written communication skills in both Japanese and English
You are able to adapt to changing priorities and are comfortable dealing with highly confidential information
You are an excellent strategic planner and project manager, and can thoughtfully troubleshoot any project.
You work with remarkable speed and efficiency with achieving positive results.
You know when to outsource and delegate, and when to dive in yourself.
You are physically able to perform the responsibilities of the position, which sometimes may include heavy lifting up to 25KG.
You are willing to be on-call in case of facilities-related emergencies.  

What’s the Team like: 
You will be working with local team & global facilities organization spurred by our growth and focus on creating and maintaining great work environments
The people you’ll be working with value partnership and collaboration, are creative, and are passionate about employee experience 

Job ID: 745c67ce-ce10-435b-9576-03a4237e3a4a
Employment Type: Other