Asistente Ejecutiva/o

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Serás responsable de brindar soporte estratégico y administrativo al equipo de ejecutivos de la Unidad/Región y al equipo regional de directores, facilitando la ejecución eficiente de sus funciones. Tus principales responsabilidades incluirán:

Coordinación Ejecutiva y Gestión de Agenda

• Administrar la agenda ejecutiva, coordinar reuniones corporativas y dar seguimiento a pendientes derivados de las sesiones de liderazgo.
• Participar en reuniones estratégicas y apoyar en la preparación de reuniones globales de presidentes.
• Trabajar en conjunto con asistentes ejecutivas globales para la organización de agendas, reuniones y presentaciones, asegurando una comunicación fluida y respuesta rápida.

• Planificar y coordinar reuniones, seminarios, capacitaciones y eventos especiales tanto regionales como corporativos.
• Gestionar la logística de visitas corporativas y talleres, en conjunto con otras asistentes (locales o regionales)
• Coordinar actividades logísticas para visitas y reuniones regionales, asegurando espacios adecuados y planificación eficiente.
• Organizar eventos internos y de clientes, gestionando refrigerios, lugares y transportes.

• Supervisar la administración de la oficina regional, incluyendo suministros, mantenimiento, servicios y contratos.
• Gestionar la coordinación con el condominio donde se ubican las oficinas para temas como parqueos, servicios y comunicados institucionales.
• Supervisar al equipo de misceláneos y coordinar con la empresa de limpieza subcontratada.
• Participar en la supervisión del área de recepción y servicios de apoyo administrativo.

• Consolidar reportes financieros y operativos periódicos de la región.
• Preparar presentaciones para revisiones del negocio, estableciendo un timeline de trabajo, asegurando la disponibilidad de espacios de preparación y enviando la agenda y pre-lectura de los temas.
• Generar reportes de gastos corporativos, incluyendo liquidaciones de tarjeta corporativa y gastos de otras direcciones.
• Elaborar y gestionar el presupuesto del área y oficinas correspondientes.

• Asegurar el seguimiento de pendientes para el cumplimiento de tiempos de entrega en presentaciones y reportes.
• Dar apoyo en tareas estratégicas relacionadas con la planificación y operación de la compañía.
• Contribuir en actividades extraordinarias de la empresa y representar al área en reuniones clave.
• Gestionar información para auditorías y revisiones de desempeño regional.

• De 3 a 5 años de experiencia en puestos similares, preferiblemente en funciones ejecutivas, administrativas o de soporte a alta gerencia.
• Experiencia en servicio al cliente, manejo de agendas ejecutivas, organización de eventos y coordinación con áreas corporativas.

1. Conocimientos Adicionales

• Inglés avanzado (oral y escrito)
• Deseable portugués intermedio o avanzado (oral y escrito)
• Manejo del paquete Microsoft Office
• Manejo de equipos audiovisuales
• Capacidad de trabajar con autonomía y mínima supervisión
• Habilidades de comunicación y organización
• Discreción y confidencialidad