Analista de Controle de Documentação

Job Description Summary

Job Description

Resumo do Cargo:

• O Analista de Controle de Documentação será responsável por gerenciar o ciclo de documentos dos projetos, garantindo que sejam organizados e acessíveis.
• Esta posição busca apoiar a organização na gestão efetiva e segura dos seus documentos, em conformidade das normas e regulamentos, para assegurar que as práticas de gerenciamento documental sejam seguidas de maneira eficaz.
• Sua interação será tanto com clientes internos à organização quanto clientes externos.

• Organizar e manter sistemas de arquivo digitais e suas transmissões.
• Revisar documentos para garantir precisão e completude.
• Assegurar que todos os documentos estejam em conformidade com as políticas de retenção e regulamentos aplicáveis.
• Coordenar com equipes internas para facilitar o acesso e a utilização de documentos.
• Manter a segurança e confidencialidade dos documentos sensíveis.
• Utilizar e gerenciar softwares de gestão documental, como BOX, Microsoft SharePoint, Documentum ou outros conforme requerido em cada contrato.
• Identificar e resolver problemas relacionados à gestão de documentos.
• Priorizar e gerenciar múltiplas tarefas e prazos de forma eficaz.
• Adaptar-se a novas tecnologias e métodos de trabalho para melhorar os processos de gestão documental.
• Implementar técnicas de arquivamento digital e digitalização de documentos.
• Reportar status dos projetos, no que tange à documentação (envios, aprovações, recebimentos, etc), assim como alertar potenciais escapes dos planos.

• Demonstrar iniciativa e proatividade.
• Possuir flexibilidade para adaptar-se a mudanças e novos procedimentos.
• Foco em melhoria contínua e eficiência operacional.
• Experiência comprovada em gestão documental ou áreas relacionadas.
• Conhecimento sólido de normas e regulamentos de retenção de documentos.
• Excelentes habilidades de comunicação e organização.
• Atenção aos detalhes e capacidade de resolução de problemas.
• Compromisso com a segurança e confidencialidade dos documentos.
• Capacidade de trabalhar eficazmente em equipe e de forma independente.

• Graduação em Administração, Engenharias, Gestão da Informação, Ciência da Computação ou áreas afins.
• Inglês fluente
• Excelentes habilidades de comunicação e interpessoais.
• Capacidade de trabalhar de forma organizada, independente e colaborativa em um ambiente dinâmico.
• Espanhol como diferencial.