Associate Trust Officer

JOB DESCRIPTION

Location: Montréal (Hybrid)

In this position, you'll be based in the Montreal office for a minimum of three days a week, with the flexibility to work from home for some of your working week. Find out more about our flexible work culture at computershare.com/flex.

We give you a world of potential

Computershare Corporate Trust is built on a foundation of "Trust Makes it Work" - expertise, relationships, and innovation you can trust. When you join this dynamic team you will enjoy a career, teamwork, flexibility and leadership you can trust to help accelerate your personal and professional goals.

A role you will love

The Associate Corporate Trust Officer assists the Corporate Trust Officer with the set-up, administration and client service relationship of Corporate Trust business to ensure client compliance with covenants in all types of Corporate Trust mandates and offers additional support to the Corporate Trust management team. In particular, the Associate Trust Officer will:

• Set up new document files to include creating records of trust and written desk operating procedures, initiating initial billing and setting up billing file, and ensuring accurate information is recorded on various systems.
• Provide the Corporate Trust Department with all technical and administrative support for various types of files, including escrows & paying agencies, warrants, subscription receipts, P3 administration.
• Administer portfolio of accounts thoroughly, professionally and in a time-efficient manner.
• Ensure the accurate billing of fees.
• Research and respond to general inquiries from investors and issuers or other categories of clients, covering all aspects relating to the administration of client files, including review of provisions in documents, in consultation with the Corporate Trust Officer.
• Monitor compliance with covenants of agreements and diarize requirements to ensure timely execution of Computershare's duties, which may include the notification to client company and record of receipted documents, with follow-up as necessary.
• Coordinate accurate and timely delivery of notices, share certificates, escrow releases, warrant exercises, debenture conversions, etc, in compliance with internal requirements & deadlines, and client or legal direction.
• Assist Corporate Trust Officer in connection with closings and execution of documents, attend closings and ensure Computershare obtains all required documentation.
• All billing related issues, including aged receivables, billing corrections and billing research items - assist the Corporate Trust Officer with monitoring and controlling accounts receivables in accordance with company guidelines.
• Draft/prepare correspondence and prepare statements to clients, following up on any action required.
• Assist the Corporate Trust Officer in connections with mailings, debtholder/warrant holder meetings in accordance with governing documents and the different policies and regulations.
• Assist with team office projects as requested by management.

• College diploma in a related field
• University degree, Canadian Securities Course, or other Securities Industry training courses would be an asset
• Excellent communication in both French and English
• Knowledge of Microsoft Word
• Ability to work within a team
• Ability to work under pressure and to meet deadlines
• Detail-oriented
• Strong Excel knowledge.
• 3-5 years in an office setting - legal, securities industry, or financial experience preferred.
• Knowledge of Corporate Trust business would be considered an asset

• Mettre en place de nouveaux fichiers de documents pour inclure la création de dossiers de confiance et de procédures opérationnelles écrites de bureau, le lancement de la facturation initiale et la mise en place du fichier de facturation, et la garantie que des informations exactes sont enregistrées sur divers systèmes.
• Fournir au service des fiducies de l'entreprise tout le soutien technique et administratif pour divers types de dossiers, y compris les entiercements et les organismes payeurs, les bons de souscription, les reçus de souscription et l'administration des PPP.
• Administrer le portefeuille de comptes de manière approfondie, professionnelle et rapide.
• S'assurer de l'exactitude de la facturation des frais.
• Effectuer des recherches et répondre aux demandes de renseignements généraux des investisseurs et des émetteurs ou d'autres catégories de clients, couvrant tous les aspects liés à l'administration des dossiers des clients, y compris l'examen des dispositions contenues dans les documents, en consultation avec le responsable de la fiducie de la société.
• Surveiller le respect des clauses restrictives des ententes et consigner les exigences afin d'assurer l'exécution en temps opportun des tâches de Computershare, ce qui peut inclure l'avis à l'entreprise cliente et l'enregistrement des documents reçus, avec un suivi au besoin.
• Coordonner la livraison précise et en temps opportun des avis, des certificats d'actions, des libérations d'entiercement, des exercices de bons de souscription, des conversions de débentures, etc., conformément aux exigences et aux délais internes, ainsi qu'aux directives du client ou des services juridiques.
• Aider l'agent fiduciaire de l'entreprise dans le cadre des clôtures et de la signature des documents, assister aux clôtures et s'assurer que Computershare obtient tous les documents requis.
• Toutes les questions liées à la facturation, y compris les anciennes créances, les corrections de facturation et les éléments de recherche sur la facturation - aider le responsable de la fiducie de l'entreprise à surveiller et à contrôler les comptes clients conformément aux directives de l'entreprise.
• Rédiger/préparer la correspondance et préparer les relevés aux clients, en assurant le suivi de toute action requise.
• Assister le responsable de la fiducie corporative dans le cadre des envois postaux, des réunions des détenteurs de créances et des détenteurs de bons de souscription, conformément aux documents constitutifs et aux différentes politiques et règlements.
• Aider à la réalisation de projets de bureau d'équipe à la demande de la direction.

• Diplôme d'études collégiales dans un domaine connexe
• Diplôme universitaire, Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada ou d'autres cours de formation dans le secteur des valeurs serait un atout.
• Excellente communication en français et en anglais
• Solides connaissances d'Excel.
• Connaissance de Microsoft Word
• 3 à 5 ans d'expérience dans un bureau - expérience dans le domaine juridique, dans le secteur des valeurs mobilières ou dans la finance, de préférence.
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéanciers
• Souci du détail
• Une connaissance des activités liées aux fiducies d'entreprise serait considérée comme un atout.