Warehouse Coordinator

Función Basica:
Coordina y lidera las actividades en almacén para el recibo y almacenaje de materias primas/ artículos operacionales, apoyo a producción y distribución de producto final al cliente. Prepara y ejecuta el plan semanal asegurando la efectiva coordinación, administración y utilización de los recursos, equipos/maquinaria y suministros requeridos. Asegura el control de los inventarios (ingredientes, producto terminado, material de empaque y suministros de producción) y que sean distribuidos de acuerdo con las necesidades de los clientes y en conformidad con los procedimientos, las políticas e instrucciones de la Compañía.

Funciones Esenciales:

• Planifica, organiza, coordina y dirige los procesos operativos diarios del area a cargo. Establece y ejecuta el itinerario semanal. Coordina el plan de trabajo diario para cumplir con el plan de recibos, despachos a producción, movimientos de mercancías y embarques conforme a las prioridades del negocio.
• Prepara y comunica la matriz de turnos semanal validada con el Gerente. Considera la planificación de tareas como inspecciones, BBS, reuniones y adiestramientos. Ejecuta la rotación entre las actividades de Coordinación, según sea necesario.
• Asigna las tareas a los Operadores de Almacén. Monitorea el desempeño de las tareas y escala desviaciones que puedan afectar el cumplimiento con el plan de trabajo. Anticipa e identifica situaciones que puedan surgir en las areas y ofrece recomendaciones.
• Asegura que los Operadores de Almacén ejecuten las tareas, manejen las mercancías en cumplimiento con los estandares de la Compañía y que el espacio del almacenes y patios sea utilizado con efectividad.
• Participa en reuniones operacionales, reporta resultados y documenta minutas. Identifica y comunica situaciones operacionales; comparte y ejecuta soluciones con sus colegas y/o Gerentes.
• Prepara y distribuye informes diarios, semanales y mensuales sobre las actividades del almacén. Documenta las tareas pendientes y prioridades entre turnos. Revisa, actualiza y reporta las métricas diarias, narrativas y documentos en los centros de comunicación. Analiza los datos para apoyar la toma de decisiones y preparación de reportes.
• Coordina el apoyo a Producción para el suministro y almacenaje de mercancías maximizando la eficiencia. Brinda servicio a clientes internos como externos.
• Coordina los movimientos de mercancías y logística entre almacenes (internos y externos) en cumplimiento con los requerimientos del negocio, buenas practicas de manufactura (GMP), controles financieros, seguridad ocupacional y seguridad del alimento. Ejecuta inspecciones/auditorías a estas facilidades en conformidad con los requisitos de calidad y financieros.
• Coordina y ejecuta las actividades de conteo cíclico y preventivos según la política. Asegura los conteos diarios y dirige las investigaciones y reconteos. Informa, documenta y mantiene los registros en sistema y archivos. Calcula, monitorea, controla y revisa la ejecución y exactitud del inventario diario, semanal y mensualmente para identificar la raíz de los problemas y erradicarlos. Apoya al Gerente en planes de acción correctiva para eliminar los incumplimientos por medio de analisis de procesos. Prepara informes y comparte los resultados y hallazgos con los Gerentes de areas. Documenta e investiga todo error detectado en las actividades de conteos cíclicos y obtiene las aprobaciones antes de actualizar los archivos en el sistema. Asiste a auditores internos y externos en auditorias financieras y/o corporativas.
• Coordina diariamente que toda transacción que afecta los inventarios sea documentada, preparada, aprobada correctamente y registrada en tiempo real. Utiliza el sistema para verificar que los registros de inventario se mantienen exactos y confiables.
• Identifica y mantiene control en el manejo de materiales no conformes apoyando a Calidad. Custodia las areas de materiales no conformes y coordina conteos conforme a la política para asegurar que se mantengan los controles en cumplimiento con las guías y procedimientos de la compañía. Comparte hallazgos y documenta la hoja de desviación interna para crear la notificación de calidad. Asiste en las investigaciones y solución de problemas.
• Coordina la administración y control de inventario dirigido a mantener la frescura, evitar la obsolescencia y eliminar riesgos de pérdidas. Dirige los re-etiquetados de extensiones de vida y los 'mat to mat'. Cualquier desviación es compartida con el Gerente, formalmente aprobada y documentada por escrito/sistema previo a la ejecución.
• Coordina la donación de envases a los asociados. Maneja el inventario y pedidos semanales. Prepara los formularios y documenta el registro.
• Asiste a Trafico en la coordinación de las inspecciones de mercancías realizadas por agencias gubernamentales y/o compañías de seguro.
• Coordina, asiste y notifica al Gerente sobre cualquier problema, deficiencia, investigación o situación sobre seguridad relacionada a la utilización de equipo por cualquier miembro del equipo de trabajo o sobre cualquier incidente que ocurra y colabora en las investigaciones de quejas de clientes.
• Asiste y participa de todas las actividades relacionadas con los procesos de SCE y Sistema de Calidad (TCCQS).
• Coordina los adiestramientos correspondientes y utiliza el sistema de NVOLVE para identificar los adiestramientos pendientes.
• Participa y promueve actividades con el Equipo de Excelencia Operacional orientados a la mejora continua (5's, auditorias del lugar de trabajo, T cards, Idea cards, Big C, Tip Plan, Centro de Comunicación, HOP, etc.).