Financial Administrative Assistant

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Nossa cultura incentiva a melhoria contínua, o aprendizado e o reaprendizado. Priorizamos a segurança, a qualidade, o meio ambiente, a produtividade e a sustentabilidade, trabalhando com propósito e gerando resultados. Acreditamos e confiamos em nosso pessoal e na diversidade de nossas equipes para continuar a prosperar após mais de 130 anos criando marcas queridas, com os olhos voltados para um futuro melhor para todos.

Você esta se candidatando ao cargo de Assistente Administrativo.

Essa pessoa estara responsavel por assegurar suporte eficiente aos processos contratuais e de gesto de terceiros, com documentaço organizada, controles atualizados, pendências acompanhadas e informações disponíveis para que o manager e as areas responsaveis conduzam o processo com conformidade, agilidade e clareza.

Sumario do Cargo:

A posiço atuara como apoio à rotina contratual e aos processos de gesto de terceiros, com foco em organizaço, acompanhamento documental, controles administrativos, conformidade de registros e suporte às interfaces internas. Seu papel é contribuir para que fornecedores, prestadores de serviço, consultorias, temporarios e demais parceiros externos sejam acompanhados de forma estruturada, com qualidade documental, aderência aos requisitos internos e apoio ao controle de riscos do processo.

• Apoiar a analise inicial do memorial descritivo do serviço encaminhado pela area solicitante, organizando as informações necessarias para preparaço das minutas contratuais.
  
• Prestar suporte na elaboraço, preparaço, atualizaço e controle de minutas contratuais, termos aditivos e documentos correlatos, conforme padrões internos e direcionamento do manager responsavel.
• Acompanhar o fluxo documental dos contratos, garantindo organizaço, rastreabilidade, versionamento e disponibilidade das informações de suporte.

• Apoiar a gesto de terceiros com foco no acompanhamento documental dos processos ja existentes, incluindo conferência de documentos, controle de pendências, quantitativo de pessoas, atualizaço de registros e follow-up administrativo junto às areas envolvidas.

• Dar suporte aos processos de seleço e homologaço documental de terceiros, reunindo e organizando informações sobre documentaço legal, compliance, requisitos cadastrais e evidências necessarias para contrataço ou manutenço do fornecedor.
• Apoiar o controle dos requisitos contratuais relacionados a escopo, prazos, responsabilidades, clausulas aplicaveis, confidencialidade e demais condições formais estabeleceidas nos contratos.
• Apoiar o acompanhamento administrativo de indicadores, SLAs, marcos contratuais, vencimentos, renovações e pendências relacionadas ao desempenho documental e processual dos terceiros.
• Auxiliar no monitoramento de riscos documentais e de conformidade ligadoas à gesto de terceiros, incluindo aspectos trabalhistas, fiscais, legais, ambientais, de segurança da informaço e saúde ocupacional, sempre sob orientaço das areas competentes.
• Apoiar a verificaço de aderência às políticas internas, normas éticas, exigências regulatórias e requisitos de compliance aplicaveis aos terceiros.
• Atuar no registro e acompanhamento de comunicações entre areas internas e parceiros externos, contribuindo para alinhamento de informações e melhor intergraço do processo.
• Apoiar atividades administrativas relacionadas ao encerramento contratual, atualizaço de status, registro de resultados e organizaço de lições aprendidas dos processos.
• Apoiar o levantamento de informações relacionadas a impactos fiscais ou tributarios aplicaveis aos contratos de indiretos, sem responsabilidade por parecer técnico ou deciso final.
• Contribuir para a padronizaço, organizaço e melhoria contínua dos controles documentais e fluxos de acompanhamento de contratos e terceiros.

• Grau: Superior Completo ou em Andamento
• Curso: Direito, Administraço, Gesto Empresarial, Ciências Contabeis ou areas correlatas.
• Especializaço: N/A

• Experiência com rotinas administrativas, controle documental, contratos ou processos de suporte corporativo.
• Conhecimento basico ou intermediario em acompanhamento contratual e organizaço de documentos.
• Familiaridade com processos de compras, pedidos de compra (POs) e controles administrativos
• Conhecimento de Pacote Office, especialmente Excel e Word.
• Desejavel experiência com controle documental de fornecedores ou processos de gesto de terceiros.
• Desejavel familiaridade com contratos de serviços indiretos e rotinas de compliance documental.

• Experiência ou conhecimento no sistema SAP.
• Noções de orçamento e controles financeiros.

• Organizaço e disciplina de controle.
• Atenço aos detalhes.
• Senso de responsabilidade.
• Boa comunicaço com diferentes areas.
• Capacidade de acompanhamento de múltiplas demandas.
• Agilidade para tratar pendências documentais.
• Postura colaborativa e de suporte.

• Internos: Manager responsavel pelo processo, area solicitante (dona do contrato), Jurídico, Comrpas, Finanças, Fornecedores e demais stakeholders internos envolvidos nos processos de terceiros.
• Externos: Fornecedores.

• Responsavel pela montagem de apresentações para reuniões do Gerente Geral e pela elaboraço de comunicados internos da planta.
• Organizar agendas e reuniões com equipes locais e globais, garantindo alinhamento e pontualidade.
• Tomar notas durante reuniões e organizar o conteúdo no Microsoft Teams para facil acesso e acompanhamento.
• Agendar e confirmar datas de reuniões e eventos estratégicos.
• Coletar e disponibilizar informações sobre eventos, reuniões e visitantes para a equipe de liderança.
• Organizar documentos e rotinas da Gerente Geral, incluindo gesto de viagens, processos de reembolso, delegações e outras demandas administrativas.
• Interagir com fornecedores internos e externos para alinhamento de soluções e demandas.
• Identificar oportunidades de melhoria e propor mudanças em rotinas específicas.
• Criar apresentações estratégicas para a equipe de liderança.
• Preparar comunicações internas estratégicas, alinhadas com a equipe de Comunicaço, para divulgaço em mídias internas (e-mail, Viva Engage) e canais externos (como LinkedIn).
• Oferecer suporte e acompanhar rotinas administrativas e operacionais da equipe de liderança.

• Ensino Superior Cursando Relações Públicas ou Administraço.
• Inglês Avançado.
• Conhecimentos para plena utilizaço do Pacote Office.
• Criaço de apresentações na ferramenta Power Point.
• Habilidade em aplicar tecnologias de Inteligência Artificial como auxílio na elaboraço de apresentações e conteúdos estratégicos.
• Excelente conhecimento gramatical da língua Portuguesa.

• Marcas Icônicas e Inovadoras: Nosso portfólio representa mais de 250 produtos com algumas das marcas mais populares do mundo, incluindo Coca-Cola, Sprite, Fanta, Powerade e muito mais!
• Orientaço por Propósito: Uma abordagem guiada por propósitos que capacita nossos colaboradores a proteger o meio ambiente e as comunidades que atendemos, ao mesmo tempo em que entregamos produtos seguros e de qualidade.
• Conexões Globais: Permite desenvolver e ampliar uma rede de contatos que nos ajuda a agir com mais agilidade e a aprender com os outros.
• Comunidade de Pertencimento: Somos uma organizaço que acredita que a capacidade de crescer continuamente e criar um ambiente onde as pessoas se sintam seguras e empoderadas permite que você traga o seu melhor para o trabalho.
• Marca Icônica: Trabalhe na marca mais reconhecida do mundo e participe do desenvolvimento do próximo capítulo da sua história.
• Contato com Líderes de Classe Mundial: Acesso a líderes globais da area de manufatura que ampliaro sua rede de contatos.
• Crescimento na Carreira: Estamos comprometidos com o seu desenvolvimento profissional, oferecendo oportunidades de crescimento e ascenso.
• Trabalho com Propósito: Envolva-se em um trabalho que faz a diferença real e melhora vidas ao redor do mundo.
• Cultura Inclusiva: Junte-se a uma equipe que valoriza a diversidade e promove um ambiente de trabalho onde todos podem prosperar.
• Benefícios Competitivos: Desfrute de um pacote de benefícios abrangente que apoia tanto o seu crescimento profissional quanto o seu bem-estar pessoal.
• Rede Global: Faça parte de uma comunidade global, aprendendo com diversas perspectivas e praticas.