Assistente Executivo e Facilities - CSBR

Griffith Foods is the caring, creative product development partner helping food companies meet the evolving needs of consumers while sustaining the planet. As a family business founded in 1919 and headquartered in Alsip, Illinois USA, Griffith Foods is known for true, collaborative innovation guided by their Purpose of "We Blend Care and Creativity to Nourish the World". The company's product capabilities range from seasonings and marinades to coating systems and sauces that are better for people and better for the planet. For more information, visit www.griffithfoods.com.

Responsabilidades:

• Programações e organizações necessárias para cumprimento dos compromissos da Diretoria Executiva local;
• Gestão e acompanhamento do processo de reservas de hotéis/viagens/controle logístico/reservas de salas de reuniões para a Diretoria local e executivos da equipe CASA (Centro América e Sul América), quando visita ao Brasil;
• Gestão de Self Booking - emissão de passagens aéreas nacionais e reservas de hotéis, com apoio da agência de viagens para bilhetes internacionais e seguros-viagem;
• Gestão de linhas de celulares corporativos;
• Gestão da frota de veículos corporativos;
• Fornecer suporte administrativo à equipe de Diretoria local (BLT) e seus respectivos times;
• Dar assistência, sempre que necessário, a compromissos particulares do Diretor América do Sul;
• Elaboração de relatórios;
• Assegurar a qualidade do fluxo de informações e do arquivamento de documentos, otimizando o tempo;
• Fazer a gestão da área de facilites, garantindo o bom fluxo dos processos, contratos e prestadores de serviços;
• Estabelecer os processos e os procedimentos necessários para execução e cumprimento dos planos de ações definidos pelo nível estratégico.
• Gerenciar os projetos, atividades e equipes da área de Facilites e compras diversas.
• Atuar no gerenciamento, controle e administração dos processos de Facilites e dos contratos relacionados, respondendo pelo controle dos contratos de serviços de serviços de Facilites e compras, monitorando sua execução e níveis de atendimento.
• Garantir a execução dos serviços de Facilites da empresa, como de portaria, segurança patrimonial, limpeza e conservação, jardinagem, manutenção de sistemas de ar-condicionado e dedetização e compras de diversos.
• Gerenciar os estudos e controles de custos com Facilites, identificando gargalos e problemas existentes e apresentando as alternativas mais vantajosas para a empresa.
• Garantir a plena funcionalidade dos acessos à empresa, bem como analisar e acompanhar medidas de segurança do local;
• Fazer a gestão do monitoramento interno, garantindo a segurança do local e das pessoas;
• Fazer a gestão da equipe de limpeza responsável pelas áreas administrativas e de uso comum.

• Ensino superior completo em Secretariado Executivo ou Administração;
• Experiência mínima de 5 anos na função;

• Fluência em inglês e espanhol intermediário.