Responsable administratif(ive) de l'école de formation SEMEA H/F

Job Description Summary

En tant que Responsable Administratif(ive) de l'école de formation, vous serez chargé de la gestion et de la coordination de toutes les activités de formation interne au sein de l'organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les responsables des équipes, les formateurs et les participants pour garantir le succès et l'efficacité des programmes de formation. Par ailleurs, vous serez responsable du développement digital des outils nécessaires pour déployer une plateforme dédiée à la formation, offrant un planning, un catalogue et la disponibilité des créneaux, le tout facilement accessible à tous les managers.
Il/Elle devra collaborer étroitement avec les différents acteurs internes sur les aspects suivants :
• Gestion des plans et des besoins en formation
• Coordination avec les équipes de formation pour suivre le développement des programmes
• Collaboration avec les équipes Global Ops pour la gestion annuelle des besoins en formation

Job Description

Responsabilités Principales

Gestion des Inscriptions :

• Gérer efficacement les inscriptions aux cours et sessions de formation.
• Assurer un suivi personnalisé et continu des participants tout au long du processus de formation.
• Respecter scrupuleusement les normes QUALIOPI pour garantir la qualité et la conformité des formations dispensées.

• Organiser et préparer les salles de formation, le matériel et les ressources nécessaires.
• Gérer la logistique des sessions en présentiel et en ligne.
• Gérer les formations avec les organismes externes

• Assurer le suivi des rotations de formation en alternance (OJT).
• Coordonner avec les formateurs et les superviseurs pour garantir la bonne réalisation des rotations.

• Fournir un support administratif aux formateurs pour la préparation et la livraison des formations.
• Gérer la distribution et la collecte des documents de formation.

• Collecter et analyser les évaluations des participants pour améliorer continuellement les programmes de formation.
• Transmettre les feedbacks aux équipes pédagogiques pour ajustement.

• Maintenir une communication fluide entre les participants, les formateurs et les autres parties prenantes.
• Informer les participants des mises à jour et des changements liés aux formations.

• Maintenir des registres précis et à jour des activités de formation.
• Gérer les données des participants et assurer la confidentialité des informations.

• Déployer des outils de gestion digitaux, tels qu'un planning en ligne, un système d'inscription en ligne et un affichage des programmes de formation en ligne.
• Implémenter et maintenir de nouveaux outils digitaux.
• Mettre en place et assurer le suivi des programmes digitaux.

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Compétences en communication écrite et verbale solides.
• Familiarité avec les outils de gestion de la formation (LMS) et les logiciels bureautiques.
• Capacité à résoudre les problèmes et à prendre des décisions judicieuses.

• Diplôme universitaire en gestion, administration ou domaine connexe.
• Expérience préalable dans un rôle administratif, idéalement dans le domaine de la formation.
• Connaissance des bonnes pratiques en matière de formation et de développement professionnel.