Office Manager (m/w/d)

Job Description Summary
Die Rolle des Office Managers fungiert als zentrale operative Schnittstelle und organisatorisches Rückgrat für den Standort und trägt mit strukturierter Arbeitsweise maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei. Die Hauptaufgabe liegt in der effizienten administrativen Unterstützung sowie der Koordination komplexer HR- und Verwaltungsprozesse.

Job Description

Aufgaben

Organisatorische & administrative Betreuung

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops
• Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten
• Verantwortung für vertrauliche Dokumente

• Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:
  
  • People Operations
  • "Benefits" (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),
  • "Fleet" (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)
• Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)
• Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden
• Koordination Mehrarbeitsanträge
• Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen
• Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement
• Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge
• Stellvertretender Zeiterfassungsbeauftragter (m/f/d)
• Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen
• Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:
  
  • Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation
• Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits
• Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst
• Monatliches HR & Finance Reporting
• Urlaubs-/Krankheitsvertretung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung(z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management
• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint)
• Gute Kenntnisse in administrativen Prozessen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Kommunikationsstärke
• Hands-on-Mentalität und Problemlösungskompetenz

• Ein innovationsstarkes Umfeld mit Fokus auf Zukunftstechnologien in der Energiebranche
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzendes Miteinander
• Moderne Arbeitsbedingungen, Betriebskantine am Standort, tarifliche Anbindung und Welcome Days für einen perfekten Start!