Assistant(e) exécutif(ve) / Executive Assistant
Job Description Summary
Administrative and Executive Support. Developing conceptual knowledge of professional discipline. May include support roles with specialized expertise or technical knowledge in broad area.
Job Description
Assistant(e) exécutif(ve) des opérations GSI NAM
À propos de nous :
Viens apporter ton énergie pour changer le monde !
Electrification Systems, qui fait partie du portefeuille d'activités énergétiques de GE Vernova, sert des clients dans le monde entier avec plus de 12000 employés. Electrification Systems fournit des équipements, des systèmes et des services pour acheminer l'électricité de manière fiable et efficace du point de production aux consommateurs finaux. Nous électrifions le monde avec des technologies de réseau avancées et accélérons la transition énergétique.
Si vous êtes prêt à faire une différence et à inaugurer une nouvelle ère d'énergie, venez nous rejoindre !
Pourquoi nous venons travailler :
Chez GE Vernova, nous sommes toujours prêts à relever le défi - et nous cherchons toujours la meilleure solution. Nos projets sont uniques et intéressants, et vous devrez apporter une approche positive axée sur les solutions à chacun pour faire de votre mieux. Entouré de collègues engagés et fidèles, si vous osez apporter votre ingéniosité et votre désir d'avoir un impact, vous serez exposé à des projets changeants et diversifiés qui vous permettront vraiment de jouer votre rôle dans la transition énergétique verte.
Résumé de la description du poste
En tant qu'assistant(e) de direction, votre rôle principal est de soutenir le responsable des opérations GSI de GE North America (NAM). Le rôle fournit également un soutien administratif de bureau au groupe des opérations.
Dans le cadre du rôle d'assistant(e) exécutif(ve), votre rôle principal est de gérerle calendrier/quotidien du leader des opérations GSI NAM, y compris les voyages, la gouvernance des opérations (appels réguliers, réunions,...).
Want more jobs like this?
Get jobs in Montreal, Canada delivered to your inbox every week.
Dans le cadre du rôle de soutien au bureau, le cadre des activités comprend l'interaction quotidienne avec les employés, les visiteurs et les clients, la gestion pratique du bureau, des activités administratives spécifiques au projet et la coordination avec les fournisseurs externes.
Un assistant exécutif performant doit assurer le fonctionnement quotidien efficace et fluide de notre équipe.
Responsabilités :
• Soutient le chef des opérations de GSI Amérique du Nord, y compris la gestion du calendrier/quotidien, les arrangements de voyage et d'autres tâches administratives spécifiques
• Peut avoir une certaine autonomie pour prendre des décisions dans un cadre défini. Résout les problèmes dans les situations qui nécessitent une solide compréhension de la gouvernance et du jugement des opérations GSI NAM dans le cadre des procédures établies. Consulte les membres de l'équipe plus expérimentés pour des problèmes en dehors des instructions/paramètres définis.
• Coordonner les réunions de bureau (sessions de formation Lunch & Learn, visites de leadership, réunions avec les clients, réunion fonctionnelle)
• Emballer et générer des étiquettes d'expédition comme requis pour les expéditions de bureau/site
• Gérer les réservations des salles de conférence et utiliser
• Signer pour les livraisons (FedEx/UPS/USPS) et distribuer
• Photocopier et imprimer des documents
• Maintenir les listes de publipostage et de groupe des employés
• Aider à coordonner les voyages pour le personnel et les visiteurs de GE en dehors de la ville
o Maintenir et fournir des informations standard sur le site
o Fournir des informations sur les hôtels/taxis/restaurants locaux
• Préparer et expédier des classeurs de gestion de site, des classeurs de projet, etc.
• Gérer une carte d'achat pour soutenir l'équipe régionale selon les besoins
• Soutenir le processus de nouvelle embauche : coordonner les tâches avec la GRH et le responsable du recrutement, créer un cubicule comprenant le nettoyage de base et les fournitures de départ, fournir des formulaires pour les équipements du bâtiment
• Résoudre les problèmes administratifs
• Autres tâches de support de bureau, si nécessaire
Qualifications requises :
• Diplôme d'associé avec 10 ans d'expérience en administration executive soutenant soit 15 ans d'expérience
Caractéristiques souhaitées :
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité à prioriser le travail
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale
• Analyse de l'information et compétences en résolution de problèmes
• Intégrité personnelle et professionnelle démontrée
• Maîtrise de la suite bureautique Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bilingue français et anglais
About Us:
Come bring your energy to change the world!
Grid Solutions, part of the GE Vernova portfolio of energy businesses, serves customers globally with over 12,000 employees. Grid Solutions provides equipment, systems, and services to bring power reliably and efficiently from the point of generation to end power consumers. We electrify the world with advanced grid technologies and accelerate the energy transition.
If you are ready to make a difference and usher in a new era of energy, come join us!
Why we come to work:
At GE Vernova, we are always up for the challenge - and we're always driven to find the best solution. Our projects are unique and interesting, and you'll need to bring a solution-focused, positive approach to each one to do your best. Surrounded by committed, loyal colleagues, if you can dare to bring your ingenuity and desire to make an impact, you'll be exposed to game-changing, diverse projects that truly allow you to play your part in the green energy transition.
Job Description Summary
As Executive assistant, your main role is to support the GE North America (NAM) GSI Ops executive leader. The role is also providing office administrative support to the Operations group.
As part of the executive assistant, your main role is to prove calendar/daily management of the GSI NAM Ops leader including Travel arrangements, operations governance (regular call, meetings,...).
As part of the office support role, the scope of activities includes daily interaction with employees, visitors, and customers, hands-on office management, specific project administrative activities, and coordinating with external vendors.
A successful Executive Assistant should ensure the efficient and smooth day-to-day operation of our team.
Responsibilities:
- Supports the GSI North America Ops Leader, including calendar/daily management, travels arrangements and other specific administrative tasks
- May have some autonomy to make decisions within a defined framework. Resolves issues in situations that require solid understanding of the GSI NAM Operations governance and judgment within established procedures. Consults more senior team members for issues outside of defined instructions/parameters.
- Coordinate office meetings (Lunch & Learn training sessions, Leadership Visits, Customer Meetings, Function Meeting)
- Pack and generate shipping labels as required for office/site shipments
- Manage conference rooms reservations and use
- Sign for deliveries (FedEx/UPS/USPS) and distribute
- Photocopy and print out documents
- Maintain Employee mailing and group lists
- Assist in coordinating travel arrangements for out-of-town GE Personnel and visitors
- Maintain and provide standard site information
- Provide local hotels/taxi/restaurant information
- Prepare and ship site management binders, project binders, etc.
- Manage a Purchase Card to support regional team as required
- Support new hire process: coordinate tasks with HRM and hiring manager, Prep cubicle including basic cleaning and starting supplies, Provide forms for building amenities
- Resolve administrative problems
- Other Office Support duties as required
Required Qualifications:
- Associate degree and 10 years of Executive Administration experience or 15 years of relevant experience
Desired Characteristics:
- Excellent time management skills and the ability to prioritize work
- Excellent written and verbal communication skills
- Information analysis and problem-solving skills
- Demonstrated personal and professional integrity
- Proficient on Microsoft office suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Bilingual French and English
Additional Information
Relocation Assistance Provided: No
Perks and Benefits
Health and Wellness
- Health Insurance
- Health Reimbursement Account
- Dental Insurance
- Vision Insurance
- Life Insurance
- Short-Term Disability
- Long-Term Disability
- FSA
- FSA With Employer Contribution
- HSA
- HSA With Employer Contribution
- Fitness Subsidies
- On-Site Gym
- Mental Health Benefits
Parental Benefits
- Adoption Assistance Program
- Family Support Resources
- Birth Parent or Maternity Leave
- Adoption Leave
Work Flexibility
- Flexible Work Hours
- Remote Work Opportunities
- Hybrid Work Opportunities
Office Life and Perks
- Commuter Benefits Program
- Casual Dress
- On-Site Cafeteria
- Holiday Events
Vacation and Time Off
- Unlimited Paid Time Off
- Paid Holidays
- Personal/Sick Days
- Summer Fridays
Financial and Retirement
- 401(K)
- Stock Purchase Program
- Performance Bonus
- Relocation Assistance
- Financial Counseling
- Profit Sharing
Professional Development
- Tuition Reimbursement
- Access to Online Courses
- Lunch and Learns
- Leadership Training Program
- Internship Program
- Associate or Rotational Training Program
Diversity and Inclusion
- Diversity, Equity, and Inclusion Program
- Employee Resource Groups (ERG)
- Unconscious Bias Training
Company Videos
Hear directly from employees about what it is like to work at GE Vernova.