Assistant(e) de direction - Coordonnateur/trice administratif

Job Description Summary

L'Assistant(e) de direction assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel auprès de la direction afin de garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes, la fluidité de la communication interne et externe, et une gestion efficace des priorités.

Job Description

Le poste est rattaché au directeur/directrice d'usine.

Objectif du poste

Responsabilités principales

• Gérer l'agenda de la direction et organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, comptes rendus, présentations et documents administratifs
• Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des communications internes et externes
• Organiser les réunions, comités et événements, y compris la logistique associée
• Suivre les dossiers administratifs et assurer leur mise à jour
• Gérer les notes de frais, bons de commande et autres tâches de support administratif
• Centraliser, filtrer et prioriser les informations destinées à la direction
• Assurer la confidentialité des informations sensibles
• Coordonner certaines actions transverses avec les autres services
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs
• Aides ponctuelles administratives sur des fonctions supports tels que ressources humaines , les achats et la gestion de projet
• Support pour les nouveaux arrivants (onboarding, , communications, questions générales RH, etc.)
• Gestion des accès informatiques
• Suivi des vacances
• Gestion des équipements et papeterie de bureau

• Rédiger et diffuser des communications internes au nom de la direction
• Préparer les supports de communication pour les réunions, comités et prises de parole de la direction
• Assurer l'interface de communication entre la direction et les équipes internes
• Gérer la transmission d'informations auprès des interlocuteurs externes (clients, partenaires, prestataires)
• Veiller à la cohérence, à la qualité et au ton des messages transmis par la direction
• Suivre le calendrier de communication de la direction et s'assurer du respect des échéances
• Contribuer à l'organisation et à la communication autour d'événements internes ou externes
• Soutien et organisation des visites internes et externes

• Bac +2 à Bac +3 en assistanat, gestion, administration, communication ou domaine équivalent

• Minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire d'assistanat de direction ou assistanat de management

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
• Bonne maîtrise de la communication écrite et orale
• Capacité à préparer des supports de réunion, présentations et notes de synthèse
• Maîtrise des techniques de classement, d'organisation et de gestion documentaire
• La maîtrise de l'anglais est requise .

• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Excellent relationnel et sens de la communication
• Réactivité et autonomie
• Diplomatie et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés
• Capacité à travailler dans un environnement exigeant et multi-tâches