Assistant Administratif H/F

Job Description Summary

Assistant(e) de Direction et Administratif(ve)

Job Description

Grid Systems Integration Villeurbanne - Assistant(e) de Direction et Administratif(ve)

Context

Au sein de Grid Solutions, Grid Systems Integration (GSI) est responsable du développement des solutions techniques, du développement commercial, des ventes et de l'exécution des projets clefs en mains en courant alternatif et continu haute tension.

Les clients typiques de GSI sont des entreprises de transmission, de distribution, de production d'électricité et des développeurs du monde entier, ainsi qu'une large gamme de clients industriels. GSI est structuré autour de régions géographiques, parmi lesquelles l'Europe du Nord et du Sud (NSE) englobe le Danemark, la Finlande, l'Islande, l'Irlande, la Norvège, la Suède, le Royaume-Uni, la France, l'Espagne, le Portugal, l'Italie, la Grèce, Israël et la Roumanie. Le chiffre d'affaires moyen de NSE se situe entre 1 et 2 milliards de dollars, réalisé par une équipe commerciale d'environ 50 personnes.

Mission Principale

Véritable bras droit de la direction, l'assistante de direction assure un rôle clé dans l'organisation, la coordination et le bon fonctionnement des activités administratives et opérationnelles au sein du site de Villeurbanne. Elle facilite la prise de décision, fluidifie la communication interne et externe et garantit la confidentialité des informations stratégiques.

Activités et responsabilités

Assistance de direction

• Être en support au Responsable de Site GSI et des managers de l'organisation GSI sur le site de Villeurbanne.
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes en portant l'image de l'entreprise.
• Gestion du temps et de l'agenda du Responsable de Site GSI, filtrer les demandes de réunions suivant les priorités, planification des routines.
• Suivi des actions stratégiques du directeur Responsable de Site GSI (projets, clients internes, RH).
• Support à la structuration et à la communication, par exemple des annonces, documents de pilotages, compte rendus, structuration d'outils de gouvernance...
• Organiser les déplacements professionnels du Responsable de Site GSI et des managers de l'organisation GSI : transports, hébergements, visas, logistique.
• Traiter les notes de frais et dépenses de fonctionnement des managers de l'organisation GSI.
• Appliquer et faire appliquer les règles internes, notamment les procédures achats et voyages.

• Interface entre la direction et les équipes internes
• Relations avec les partenaires, clients, prestataires et institutions
• Diffusion d'informations stratégiques
• Organisation de la circulation de l'information

• Être en support administratif au responsable GSI du site de Villeurbanne (suivi des listes de nouveaux arrivants, listes de diffusions, mailing...) .
• Être le point de contact privilégié des employés GSI du site pour signaler les manques de matériel et les incidents dans les facilités du site et suivre les interventions jusqu'à la résolution de ces incidents.
• Planifier et organiser des réunions et événements de l'organisation GSI (Réunions de services, Workshops, all-hands, événements site et extérieurs au site...).
• Rédiger, mettre en forme et actualiser des documents professionnels : présentations, nominations, organigramme, communications diverses, (site intranet, nominations, événements ponctuels et réguliers).
• Prendre en charge des missions spécifiques confiées par le responsable GSI du site et suivre leur bonne exécution.
• Gérer les demandes d'achat de fournitures pour les employés GSI (consommables, mobilier, ...), les équipements de sécurité et les prestations de services (archives, restaurant d'entreprise, tickets restaurant...) pour le site de Villeurbanne
• Suivre la bonne réception des équipements et services commandés et émettre les bons de réceptions
• Assister le responsable GSI du site pour le suivi des investissements et les dépenses de l'organisation GSI à Villeurbanne.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Sens de l'organisation et rigueur

• Discrétion et sens de la confidentialité
• Autonomie et sens des initiatives
• Excellente communication orale et écrite
• Diplomatie et sens relationnel
• Réactivité et gestion du stress

• Formation Bac +2 à Bac +5 (Assistant(e) de direction, gestion administrative, management)
• Expérience significative sur un poste similaire (minimum 3 à 5 ans recommandé)
• Anglais courant : niveau B2 minimum requis

• Poste nécessitant une grande disponibilité
• Confidentialité absolue requise
• Polyvalence et adaptabilité indispensables