Executive Assistant

Sobre nós:

Com mais de 200 marcas vendidas em quase 180 países, somos a empresa líder mundial em bebidas premium. Traga sua paixão e use sua curiosidade enquanto explora, colabora e inova para construir marcas que os consumidores adoram. Juntamente com pessoas apaixonadas de todo o mundo, você testará novas ideias, aprenderá e crescerá e desbloqueará um futuro mais brilhante e emocionante.

Junte-se a nós para criar uma carreira que vale a pena comemorar.

Sobre a oportunidade:

Na Diageo, uma empresa global de bebidas premium com marcas icônicas e presença em mais de 180 países, a excelência operacional e a tomada de decisões estratégicas são pilares fundamentais para o sucesso. Nesse cenário, o papel de uma Executive Assistant torna-se não apenas essencial, mas estrategicamente crítico.

A posição de Executive Assistant que oferece suporte direto a três executivos - Finanças, Recursos Humanos e Jurídico - representa um ponto de convergência entre áreas que sustentam a governança, a cultura organizacional e a saúde financeira da companhia. A atuação dessa profissional vai muito além da gestão de agendas e organização de reuniões. Ela é uma facilitadora de decisões, uma guardiã da confidencialidade e uma estrategista operacional.

Suas principais responsabilidades serão:

• Organizar agendas com inteligência e sensibilidade, conciliando compromissos internos e externos de três executivos, antecipando conflitos e priorizando o que realmente importa.
• Planejar viagens corporativas de ponta a ponta, cuidando de reservas de passagens, hospedagens, traslados e todos os detalhes logísticos para garantir deslocamentos tranquilos e produtivos.
• Preparar e apoiar reuniões estratégicas, desde a definição de pautas e montagem de materiais até a organização de catering e logística, além de registrar atas e acompanhar desdobramentos.
• Atuar como elo de comunicação entre os diretores e stakeholders internos e externos, filtrando informações, garantindo respostas ágeis e mantendo o tom institucional da companhia.
• Gerenciar rotinas administrativas com precisão, incluindo controle de reembolsos, elaboração de relatórios de despesas, organização de contratos e documentos de apoio.
• Garantir confidencialidade absoluta e aderência a normas de compliance, lidando com informações sensíveis e estratégicas com ética e responsabilidade.
• Alinhar prioridades de forma coordenada e estratégica, equilibrando demandas simultâneas dos três executivos e assegurando fluidez nas entregas.
• Apoiar projetos especiais das áreas, contribuindo com organização, acompanhamento e suporte tático conforme as necessidades estratégicas da liderança.

• Ter formação em Secretariado, Administração, Recursos Humanos ou áreas correlatas, trazendo uma base acadêmica que sustente a atuação com organização, ética e visão corporativa.
• Possuir conhecimento básico em finanças, jurídico ou gestão de pessoas, permitindo a leitura crítica de documentos, contratos e comunicações, e contribuindo para uma atuação mais integrada e contextualizada.
• Trazer experiência consolidada como Personal Assistant, Secretária Executiva ou função similar, preferencialmente em ambientes corporativos multinacionais, onde a dinâmica exige agilidade, discrição e visão global. Ter atuado com executivos estrangeiros será considerado um diferencial valioso.
• Trazer experiência prévia apoiando múltiplos executivos simultaneamente, demonstrando habilidade em gerenciar agendas complexas, lidar com diferentes estilos de liderança e manter fluidez mesmo em cenários de alta demanda.
• Demonstrar domínio em organização, priorização e gestão de tempo, sabendo equilibrar múltiplas demandas com foco, eficiência e sensibilidade às urgências do negócio.
• Utilizar com fluidez o Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint) e ferramentas de colaboração como Outlook, Teams e Zoom, garantindo entregas bem estruturadas e comunicação integrada.
• Comunicar-se com segurança em inglês avançado, tanto na escrita quanto na fala, apoiando interações com stakeholders globais e contribuindo para a fluidez internacional da companhia.
• Cultivar uma comunicação interpessoal clara, empática e assertiva, sendo ponte entre executivos e diferentes públicos, com postura profissional e escuta ativa.
• Lidar com informações confidenciais e estratégicas com absoluto sigilo, atuando com ética, responsabilidade e aderência às diretrizes de compliance da Diageo.
• Ser proativa, resiliente e flexível, adaptando-se a diferentes estilos de liderança e ambientes em constante transformação, sempre com foco em soluções e resultados.