Assistant administratif - Niveau IV - Direction générale

Résumé du travail:

Représente la direction générale auprès des autres employés pour mettre en oeuvre une expérience client positive. Offre un soutien administratif et effectue de nombreuses tâches, notamment la planification, la rédaction de la correspondance et des e-mails, la supervision des visiteurs, la mise en relation des appelants et la réponse aux questions et aux demandes.

Principales responsabilités:

Anticipe les besoins de la direction générale et gère son emploi du temps.

Gère et coordonne l'organisation des déplacements notamment les notes de frais et les exigences de visa/de passeports.

Recueille, compile, vérifie et analyse les informations pour l'usage de la direction dans des documents tels que des mémos, des lettres, des rapports, des discours, des présentations et des communiqués de presse.

Facilite des communications fluides entre la direction générale et les collaborateurs et entre la direction générale et les parties externes telles que les médias, les clients, les fournisseurs et le grand public.

Maintient la sécurité et la confidentialité des dossiers et des fichiers de la direction générale.

Surveille, examine et approuve les dépenses standards pour garantir que les activités du bureau sont menées dans le respect des budgets établis.

Communique régulièrement les informations nécessaires comme cela lui est demandé (p. ex., mensuellement).

Effectue différentes tâches en exerçant sa liberté de jugement et en faisant preuve de discrétion ; c.-à-d., préparation des documents et des supports de préparation ; tri et réponse à la correspondance, aux demandes et aux appels téléphoniques ; préparation des lettres et des communiqués d'information officiels ; préparation et participation aux réunions ; rédaction et diffusion des comptes rendus.

Agit en tant que ressource formelle pour les collaborateurs ayant moins d'expérience.

Effectue d'autres activités pour la direction générale sur demande et/ou comme cela lui est demandé.

Compétences:

Être orienté vers l'action - Accepter les nouvelles opportunités et les défis complexes avec énergie, enthousiasme et sens de l'urgence.

Communiquer de manière efficace - Concevoir et mettre en œuvre des moyens de communication diversifiés, démontrant une compréhension fine des besoins spécifiques des différents interlocuteurs.

Être orienté client - Développer des liens solides avec les clients et fournir des solutions orientées client.

Responsabiliser les autres et soi-même - Se considérer et considérer les autres comme responsables des engagements pris.

Planifier et coordonner - Planifier et hiérarchiser le travail afin de tenir les engagements pris en phase avec les objectifs de l'organisation.

Analyse de données - Découvre, interprète et communique des données qualitatives et quantitatives, tire des conclusions à l'aide de sa connaissance des cadres commerciaux/fonctionnels, applique à la fois statistiques, validité des données, visualisation des données et approches de résolution de problème pour en déduire efficacement des modèles significatifs et des perspectives commerciales, et présente des conclusions et des résultats qui permettent de prendre des décisions commerciales axées sur les données.