Administratief medewerker - Niveau III - Service

GPP Database Link (https://cummins365.sharepoint.com/sites/CS38534/)

Taak samenvatting:

Coördineert documenten en verzamelt en voert gegevens in gerelateerd aan toegewezen administratieve ondersteuningstaken voor een team, afdeling, functie of andere organisatorische leider/groep. Voltooit werk met een beperkte mate van toezicht.

hoofdverantwoordelijkheden:

Biedt administratieve ondersteuning door onderzoek uit te voeren, statistische rapporten voor te bereiden en routinematige complexe informatieverzoeken te verwerken.

Verzamelt, compileert en verifieert informatie en voert deze accuraat in documenten (zoals rapporten, presentaties of formulieren) en kantoorsystemen (zoals databases of spreadsheets) in.

Voltooit het verzamelen van gegevens, het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten voor verschillende afdelingsgerelateerde activiteiten.

Voert geassocieerde functies uit zoals het voorbereiden van correspondentie, het ontvangen van bezoekers, het regelen en plannen van (telefonische) vergaderingen.

Reageert op complexe routineverzoeken van externe of interne bronnen over de organisatie/afdeling, haar activiteiten of processen of stuurt deze door, zodat bellers/bezoekers snel en accuraat te woord worden gestaan.

Bereidt documentatie voor ten aanzien van de betaling van verkopers, leveranciers en andere derde partijen, indien van toepassing; verzendt documentatie en voert betalingsverzoeken in het boekhoudsysteem in; reageert op vragen van crediteuren en debiteuren.

Documenteert en onderhoudt afdelingsbeleid en procedures.

Neemt waar nodig als teamlid deel aan afdelingsgerelateerde opdrachten en projecten voor bedrijfsverbetering.

Voert andere complexe routinematige administratieve activiteiten uit volgens de vastgestelde procedures van de organisatie en/of afdeling.

Fungeert als een informele hulpbron voor collega's met minder ervaring.

Vaardigheden:

Waardeert verschillen - Herkent de waarde die verschillende perspectieven en culturen voor een organisatie betekenen.

Actiegericht - Benut nieuwe kansen en moeilijke uitdagingen met een gevoel van dringendheid, energiek en met enthousiasme.

Communiceert efficiënt - Ontwikkelt en levert multimodale communicatie die een duidelijk begrip overbrengen van de unieke behoeften van verschillende soorten publiek.

Klantgericht - Bouwt sterke klantenrelaties en levert klantgerichte oplossingen.

Verzekert verantwoordelijkheid - Houdt zichzelf en anderen verantwoordelijk om beloftes na te komen.

Plant en brengt in lijn - Plant en prioriteert werk om te voldoen aan beloften die in lijn zijn met organisatorische doelen.

Gegevensanalyse - Ontdekt, interpreteert en communiceert kwalitatieve en kwantitatieve gegevens; trekt conclusies op basis van kennis van bedrijfs- of functionele kaders; past tegelijkertijd statistiek, gegevensvaliditeit, gegevensvisualisatie en probleemoplossende benaderingen toe om op doeltreffende wijze betekenisvolle patronen en bedrijfsinzichten te extraheren; presenteert conclusies en uitkomsten die gegevensgestuurde bedrijfsbeslissingen mogelijk maken.

Gegevenscommunicatie en -visualisatie - Construeert een verhaal over het zakelijke probleem, de hoofdoorzaak, oplossingsopties en kansen door gegevens visueel te illustreren, inclusief rapporten en dashboards.

Onderwijs, Licenties, Certificaten:

Diploma van het middelbaar onderwijs of getuigschrift van middelbaar onderwijs of gelijkwaardige ervaring, voor zover deze ervaring voldoet aan de geldende regelgeving.

Voor deze functie kan een vergunning nodig zijn voor de naleving van de voorschriften op het gebied van exportcontroles of sancties.

Ervaring:

Vereist aanzienlijke relevante werkervaring of gespecialiseerde vaardigheden die zijn verkregen door middel van onderwijs, opleiding of praktijkervaring.