Project/Program Specialist (Jira Admin)

Job Requisition ID #

26WD96538

L'affichage de poste en français suivra / The French job posting follows.

Position Summary

The Project/Program Specialist provides process-oriented operational support for engineering and program teams by maintaining Jira data quality, supporting workflow administration, and performing recurring coordination and reporting activities. This role is responsible for executing established procedures, processes, and guidelines to improve the consistency, accuracy, and timeliness of project and program tracking.

The position focuses on standard work essential to day-to-day program operations, including ticket hygiene, status follow-up, reporting support, documentation upkeep, and coordination across stakeholders. The role serves as a steady full contributor who can manage a broad range of routine and moderately complex support activities with limited supervision.

Responsibilities

• Maintain Jira ticket hygiene by reviewing, updating, and correcting issues, fields, statuses, assignments, labels, and related metadata in accordance with defined standards
• Monitor project and program tracking boards to identify missing, outdated, or inconsistent information and follow up with owners to ensure records remain current
• Support adherence to established workflow processes, intake procedures, and tracking conventions across teams
• Perform recurring project and program coordination tasks, including status collection, progress tracking, follow-up on open actions, and support for regular operating rhythms
• Prepare routine reports, dashboards, summaries, and status updates using Jira and other approved tools
• Assist with reporting accuracy by validating data inputs, identifying discrepancies, and escalating issues when needed
• Maintain documentation, job aids, process instructions, templates, and reference materials related to project/program tracking and support activities
• Provide administrative and operational support for recurring reviews, planning cycles, team updates, and governance checkpoints
• Respond to standard requests related to Jira workflow support, tracking updates, and reporting needs within established guidelines
• Identify recurring process issues and recommend practical improvements to increase consistency, efficiency, and ease of use
• Build effective working relationships with engineering managers, program leads, and other stakeholders to support smooth execution of routine work
• Serve as a reliable resource for standard process questions and day-to-day support needs within the assigned area

• Clean and current Jira boards and issue records
• Recurring status summaries and reporting outputs
• Follow-up tracking for overdue updates or action items
• Updated support documentation and process references
• Consistent execution of project/program support routines

• Supports the execution of established project and program processes.
• Contributes to improved data quality, reporting consistency, and operational follow-through.
• Helps reduce administrative burden on managers and team leads by owning recurring coordination and tracking tasks.
• Works primarily on standard assignments, applying established procedures and judgment within defined guidelines.

• 3+ years of experience in project support, program support, operations coordination, administrative operations, or a related business support role
• Experience working with Jira or similar project/work management systems
• Experience supporting recurring reporting, tracking, coordination, or workflow administration activities
• Experience maintaining dashboards, reports, or status summaries
• Experience supporting engineering, technical, product, or program organizations
• Strong organizational skills and attention to detail
• Strong written and verbal communication skills
• Ability to manage multiple recurring assignments and follow through consistently

• Experience with Agile methodology, and scrum team best practices
• Familiarity with workflow administration, issue tracking conventions, and data quality practices
• Experience creating or maintaining process documentation and job aids
• Experience using collaboration and productivity tools such as Confluence, Slack, spreadsheets, and presentation tools

• Working knowledge of project/program support processes and procedures
• Ability to identify and resolve standard issues using established protocols and guidance
• Ability to manage a wide range of mostly standard work assignments with limited supervision
• Strong follow-up skills and persistence in driving completion of routine updates and action items
• Ability to spot common data inconsistencies and process gaps
• Good judgment in escalating non-standard issues appropriately
• Ability to collaborate effectively with colleagues and supported teams
• Ability to balance accuracy, timeliness, and service orientation in day-to-day support work

• Assurer la gestion des tickets Jira en examinant, mettant à jour et corrigeant les tickets, les champs, les statuts, les affectations, les étiquettes et les métadonnées associées conformément aux normes définies
• Surveiller les tableaux de suivi des projets et des programmes afin d'identifier les informations manquantes, obsolètes ou incohérentes, et assurer le suivi auprès des responsables pour garantir que les enregistrements restent à jour
• Favoriser le respect des processus de workflow, des procédures d'enregistrement et des conventions de suivi établis au sein des équipes
• Effectuer des tâches récurrentes de coordination des projets et des programmes, notamment la collecte des statuts, le suivi des progrès, le suivi des actions en cours et le soutien aux rythmes opérationnels réguliers
• Préparez des rapports de routine, des tableaux de bord, des synthèses et des mises à jour de statut à l'aide de Jira et d'autres outils approuvés
• Contribuez à l'exactitude des rapports en validant les données saisies, en identifiant les divergences et en signalant les problèmes si nécessaire
• Gérez la documentation, les outils de travail, les instructions de processus, les modèles et les documents de référence liés au suivi des projets/programmes et aux activités de soutien
• Fournissez un soutien administratif et opérationnel pour les revues récurrentes, les cycles de planification, les mises à jour des équipes et les points de contrôle de gouvernance
• Répondre aux demandes standard liées au soutien du workflow Jira, au suivi des mises à jour et aux besoins en matière de reporting, dans le respect des directives établies
• Identifier les problèmes récurrents liés aux processus et recommander des améliorations pratiques afin d'accroître la cohérence, l'efficacité et la facilité d'utilisation
• Établir des relations de travail efficaces avec les responsables d'ingénierie, les chefs de programme et les autres parties prenantes afin de faciliter l'exécution sans heurts des tâches courantes
• Servir de ressource fiable pour les questions relatives aux processus standard et les besoins de soutien quotidiens au sein du domaine assigné

• Tableaux Jira et fiches de tickets propres et à jour
• Résumés de statut récurrents et rapports
• Suivi des mises à jour ou des actions en attente
• Documentation d'assistance et références de processus mises à jour
• Exécution cohérente des routines de soutien aux projets/programmes

• Soutient l'exécution des processus établis pour les projets et les programmes
• Contribue à l'amélioration de la qualité des données, de la cohérence des rapports et du suivi opérationnel
• Contribue à réduire la charge administrative pesant sur les responsables et les chefs d'équipe en prenant en charge les tâches récurrentes de coordination et de suivi
• Travaille principalement sur des missions standard, en appliquant les procédures établies et en faisant preuve de discernement dans le respect des directives définies

• Au moins 3 ans d'expérience dans le soutien de projets, le soutien de programmes, la coordination des opérations, les opérations administratives ou un rôle similaire de soutien aux activités
• Expérience de l'utilisation de Jira ou de systèmes similaires de gestion de projets/travail
• Expérience dans le soutien d'activités récurrentes de reporting, de suivi, de coordination ou d'administration des flux de travail
• Expérience dans la gestion de tableaux de bord, de rapports ou de synthèses d'état
• Expérience dans le soutien à des organisations d'ingénierie, techniques, de produits ou de programmes
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail
• Solides compétences en communication écrite et orale
• Capacité à gérer plusieurs missions récurrentes et à les mener à bien de manière cohérente

• Expérience de la méthodologie Agile et des meilleures pratiques des équipes Scrum
• Connaissance de l'administration des flux de travail, des conventions de suivi des problèmes et des pratiques en matière de qualité des données
• Expérience dans la création ou la mise à jour de la documentation des processus et des outils de travail
• Expérience dans l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité tels que Confluence, Slack, les tableurs et les outils de présentation

• Connaissance pratique des processus et procédures de soutien aux projets/programmes
• Capacité à identifier et à résoudre les problèmes courants en utilisant les protocoles et les directives établis
• Capacité à gérer un large éventail de tâches, pour la plupart courantes, avec un encadrement limité
• Solides compétences en matière de suivi et persévérance pour mener à bien les mises à jour de routine et les actions à entreprendre
• Capacité à repérer les incohérences courantes dans les données et les lacunes dans les processus
• Bon jugement pour escalader de manière appropriée les problèmes non standard
• Capacité à collaborer efficacement avec les collègues et les équipes soutenues
• Capacité à trouver un équilibre entre précision, rapidité et orientation vers le service dans le travail de soutien quotidien