Project Administrator - Global

Job Requisition ID #

26WD96006

La traduction en français se trouve plus bas!

Position Overview

The Project Administrator is a strategic operations partner supporting the Director and global Project Managers within Autodesk Workplace. This role serves as the operational backbone of the team - driving process rigor, documentation integrity, financial coordination, procurement alignment, and structured decision support across global capital and workplace initiatives.

Operating in a collaborative, one-orbit environment, this individual must be confident, solutions-oriented, highly communicative, and digitally forward-thinking. This role will actively leverage AI and smart technologies to streamline workflows, enhance reporting, and improve data-driven decision-making. This is a high-visibility position that enables leadership effectiveness and project execution at scale.

Responsibilities

Operational & Process Leadership

• Establish, maintain, and continuously improve project governance processes, documentation standards, and workflow systems
• Serve as the central point of coordination for project documentation, reporting structures, and SharePoint management
• Drive consistency in project tracking, forecasting, and reporting cadence across global initiatives

• Partner closely with the Director to streamline team operations and manage cross-functional alignment
• Prepare executive-level briefings, dashboards, financial summaries, and strategic presentations
• Support leadership decision-making by synthesizing data, outlining options, clarifying trade-offs, and structuring recommendations

• Track project budgets, commitments, forecasting, and expenditure reporting
• Support procurement processes including vendor onboarding, contract routing, purchase requisitions, and invoice tracking
• Maintain organized contract documentation and ensure adherence to internal approval and compliance procedures
• Demonstrate working knowledge of contract terms and procurement practices to proactively identify risks or gaps

• Lead structured communication across global stakeholders to ensure clarity, alignment, and accountability
• Draft executive-ready written communications and status updates
• Follow up assertively and professionally to drive deliverables and maintain project momentum
• Navigate consensus-driven discussions while helping move conversations toward resolution

• Leverage AI tools and digital platforms to automate reporting, improve documentation management, and enhance workflow efficiency
• Identify opportunities to integrate AI-driven insights into forecasting, budgeting analysis, and project tracking
• Champion smarter, technology-enabled ways of working to improve team productivity and data visibility

• Take ownership of special initiatives and operational improvement projects
• Proactively identify gaps, inefficiencies, or risks and recommend solutions

• Bachelor's degree in Business, Project Management, Administration, or related field
• 5+ years experience in project operations, executive support, or cross-functional project coordination
• Exceptional written and verbal communication skills with the ability to synthesize complex information for executive audiences
• Strong executive presence and judgment in a collaborative, consensus-driven environment
• Working knowledge of contracts, procurement processes, vendor coordination, and financial tracking
• Demonstrated experience leveraging AI tools and digital platforms to improve workflow efficiency, reporting accuracy, and data analysis
• Highly organized with strong analytical and problem-solving skills
• Persistent, resilient, and comfortable driving accountability across stakeholders
• Self-directed, proactive, and solutions-oriented
• Flexible to collaborate across global time zones

• Mettre en place, maintenir et améliorer en permanence les processus de gouvernance des projets, les normes de documentation et les systèmes de flux de travail
• Servir de point central de coordination pour la documentation des projets, les structures de reporting et la gestion de SharePoint
• Assurer la cohérence du suivi des projets, des prévisions et de la cadence des rapports à travers les initiatives mondiales

• Travailler en étroite collaboration avec le directeur pour rationaliser les opérations de l'équipe et gérer l'alignement interfonctionnel
• Préparer des briefings à l'intention de la direction, des tableaux de bord, des résumés financiers et des présentations stratégiques
• Soutenir la prise de décision de la direction en synthétisant les données, en présentant les options, en clarifiant les compromis et en structurant les recommandations

• Suivre les budgets de projet, les engagements, les prévisions et les rapports de dépenses
• Soutenir les processus d'achat, notamment l'intégration des fournisseurs, la circulation des contrats, les demandes d'achat et le suivi des factures
• Gérer la documentation contractuelle de manière organisée et veiller au respect des procédures internes d'approbation et de conformité
• Démontrer une connaissance pratique des clauses contractuelles et des pratiques d'approvisionnement afin d'identifier de manière proactive les risques ou les lacunes

• Diriger une communication structurée entre les parties prenantes mondiales afin de garantir la clarté, l'alignement et la responsabilité
• Rédiger des communications écrites et des mises à jour de statut destinées à la direction
• Assurer un suivi assertif et professionnel pour faire avancer les livrables et maintenir la dynamique du projet
• Mener des discussions axées sur le consensus tout en orientant les échanges vers une résolution

• Exploiter les outils d'IA et les plateformes numériques pour automatiser le reporting, améliorer la gestion de la documentation et optimiser l'efficacité des flux de travail
• Identifier les opportunités d'intégrer des informations issues de l'IA dans les prévisions, l'analyse budgétaire et le suivi de projet
• Promouvoir des méthodes de travail plus intelligentes et axées sur la technologie afin d'améliorer la productivité de l'équipe et la visibilité des données

• Prendre en charge des initiatives spéciales et des projets d'amélioration opérationnelle
• Identifier de manière proactive les lacunes, les inefficacités ou les risques et recommander des solutions

• Licence en commerce, gestion de projet, administration ou dans un domaine connexe
• Au moins 5 ans d'expérience dans les opérations de projet, l'assistance de direction ou la coordination de projets interfonctionnels
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, avec la capacité de synthétiser des informations complexes à l'intention d'un public de cadres supérieurs
• Une forte présence et un jugement sûr dans un environnement collaboratif et axé sur le consensus
• Une connaissance pratique des contrats, des processus d'approvisionnement, de la coordination des fournisseurs et du suivi financier
• Une expérience avérée dans l'utilisation d'outils d'IA et de plateformes numériques pour améliorer l'efficacité des flux de travail, la précision des rapports et l'analyse des données
• Un sens aigu de l'organisation, ainsi que de solides compétences analytiques et de résolution de problèmes
• Persévérant, résilient et à l'aise pour responsabiliser l'ensemble des parties prenantes
• Autonome, proactif et orienté vers les solutions
• Flexible pour collaborer à travers les fuseaux horaires mondiaux