Executive Assistant /Assistante Exécutive - Paris

Wells Fargo & Company (NYSE: WFC) is a leading global financial services company with $2.0 trillion in assets and offices in over 37 countries. Founded in 1852 and headquartered in San Francisco, Wells Fargo provides asset management, capital raising and advisory, financing, foreign exchange, payments, risk management, and trade finance services to support customers who conduct business in the global economy. At Wells Fargo, we want to satisfy our customers' financial needs and help them succeed financially. We also value the viewpoints of our team members and encourage them to be their best. Join our diverse and inclusive team where you will feel valued and inspired to contribute your unique skills and experience. We are looking for talented people who will put our customers at the center of everything we do. Help us build a better Wells Fargo. It all begins with outstanding talent. It all begins with you. Learn more at our International Careers website .

Market Job Description

To provide highest calibre administrative and administrative support to the Markets team in Paris.

Responsibilities:

  • Complex global travel arrangements and coordination of itineraries
  • Diary management
  • Arranging meetings, domestic and internationally, internally and externally
  • Assist in the preparation and running of meetings and committees, such as agendas and minutes etc.
  • Booking conference calls, rooms, taxis, couriers, hotels etc.
  • Assisting with presentations including typing, copying, binding, scanning etc. in addition to filing, faxing, scanning documents
  • Telephone and desk coverage
  • Managing and processing expenses and invoices
  • Ordering office supplies
  • Helping the team with ad-hoc problems i.e. Blackberry and telephone issues, I.T problems etc
  • Providing coverage and additional support while other members of the team are out of the office
  • Transport expenses - current process of local admin providing details to payroll
  • Time tracking - Keeping register of absence/days worked for submission to payroll & working with payroll re payment of taxes - NOTE: we do not use Time Tracker in France
  • Training: coordination of all local training needs in accordance to French legislations
  • Arranging medicals for new hires and obligatory medicals for existing TM's/ 'Medicine at work'.


Market Skills and Certifications
Skills/Experience Required:
  • Previous EA and administration experience, in a banking, financial services or consulting environment
  • Bi-lingual English & French speaking
  • Strong diary-management and administrative skills
  • Well organized with a proven ability to prioritize effectively
  • Must be able to multi-task and work to tight deadlines while maintaining excellent attention to detail.
  • Excellent Outlook, Word, Excel and PowerPoint skills.
  • Excellent communication and interpersonal skills, including excellent telephone manner.
  • Must be extremely flexible with a positive, hands-on and proactive approach to work
  • Knowledge of Concur or similar expense management systems advantageous.

Market Job Description
Assurer un soutien administratif de haut niveau et fournir un accompagnement d'Executive Assistant à toute l'équipe locale à Paris tout en agissant en tant que point de contact entre les bureaux de Londres et Paris.

Responsabilités:
  • Organisation de déplacements internationaux complexes et coordination d'itinéraires
  • Gestion de planning
  • Organisation de réunions, au niveau national et au niveau international, en interne et en externe
  • Aide à la préparation et au déroulement des réunions et comités, notamment avec les ordres du jour, les compte-rendu, etc.
  • Organisation et réservation des téléconférences, salles, taxis, livreurs, hôtels, etc.
  • Assistance pour les présentations, notamment la saisie, la copie, la reliure et la numérisation, en plus de l'archivage, de la télécopie et de la numérisation de documents
  • Présence physique au bureau et par téléphone
  • Gestion et traitement des dépenses et des factures
  • Commande des fournitures de bureau
  • Assister avec les demandes de facturation et de paiement
  • Planifier et gérer la coordination des achats de matériel, LAN et IT.
  • Aider à l'accueil des nouveaux employés
  • Point de contact de l'équipe compliance à Paris pour WFS EMEA
  • Point de contact de l'équipe Rh pour tous les sujets HR locaux
  • Etre aux faits des détails de la convention collective de WFSE et être le point de contact de l'équipe Rh pour ses sujets.

Market Skills and Certifications
Expérience et compétences nécessaires :
  • Expérience en tant qu'assistant administratif et en administration dans un environnement offrant des services bancaires, financiers ou de conseil
  • Bilinguisme anglais-français
  • Solides compétences en gestion de planning et en gestion administrative
  • Bonne organisation avec une capacité à hiérarchiser les tâches efficacement
  • Capacité à travailler sur plusieurs tâches dans des délais serrés tout en maintenant une excellente attention au détail
  • Excellente maîtrise d'Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Excellentes compétences relationnelles et de communication, y compris au téléphone
  • Capacité à être très flexible avec une approche positive, volontaire et proactive dans le travail
  • Maîtrise appréciée de Concur ou de systèmes similaires de gestion des dépenses.



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