Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Bedienung der Telefonzentrale
- Empfang und Anmeldung von Besuchern sowie Zutrittskontrolle, Herausgeben und Zurücknehmen von Sicherheitsschuhen und -brillen
- Erstellen von Besucherausweisen, Führen der Besucherliste
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost
- Verwaltung und Disposition der Konferenz- bzw. Tagungsräume
- Besucherbetreuung bei Meetings mit externen Kunden: eindecken, aufräumen, Getränke bereitstellen, ggf. für Catering sorgen
- Rechnungsprüfung anhand von Lieferscheinen für den Einkauf
- Hotelbuchungen für Nordson-Gäste
- Bestellung und Ausgabe von Verbrauchs- und Büromaterialien
- Poolfahrzeugverwaltung
- Jährliche Überprüfung der Fahrerlaubnis der Firmenfahrzeugnutzer/innen
- Kassenführung
- Pflanzenpflege
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Bildung und Erfahrung
- Abschluss einer 3-jährigen fachbezogenen Berufsausbildung. Alternativ: Mehrjährige berufliche Erfahrung im ausgeübten Tätigkeitsfeld.
- Erfahrung als Empfangskraft / Mitarbeiter/in in der Telefonzentrale
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
- Erfahrung im Umgang mit MS Office
Essential Job Duties and Responsibilities
- Handling of the switchboard / answering incoming calls
- Reception and registration of visitors and access control, issuing and retracting of safety shoes and glasses
- Creating visitor badges, handling of the visitors list
Processing the input and output mail
- Management and disposition of the conference or meeting rooms
- Visitor care at meetings with external clients: stock up, cleaning up, providing drinks, possibly provide catering
- invoice controll based on delivery notes for shopping
- Hotel reservations for Nordson guests
- Order and hand out of consumables and office materials
- Pool Vehicle Administration
- Annual review of the license of the company car users / inside
cash management
- plant care
Education and Experience
- successfully completed vocational training in business administration
- Experience as Receptionist / switchboard operator
- very good German and English skills, additional language skills advantageous
- Experience in working with MS Office