Administrative Assistant (m/f)

Essential Job Duties and Responsibilities

  • You are responsible for the secretary / office administration (supervision of the telephone exchange, scheduling, errands, post and email processing as well as document management)
  • You manage the material, maintenance contracts, asset lists, demonstration rooms and our pool vehicles
  • You organize, supervise and prepare meetings and events at our location in Oberhaching and are responsible for the guest catering
  • You assist colleagues and guests in travel planning
  • You book seminars and manage the training plans
  • You support human resources tasks, are responsible for the handling of the anniversary gifts and the management of the time recording system
  • Preparatory accounting is also one of your tasks

Education and Experience

  • Successfully completed commercial training
  • Experience in the field of assistance is an advantage
  • Good command of German and English spoken and written
  • Good MS Office skills
  • Open, joyful and flexible personality
  • High communication strength and team ability

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

  • Sie sind verantwortlich für das Sekretariat/ Büroverwaltung (Betreuung der Telefonzentrale, Terminplanung, Botengänge, Post- und Emailbearbeitung sowie Dokumentenmanagement)
  • Sie verwalten das Material, Wartungsverträge, Asset-Listen, Demoräume und unsere Poolfahrzeuge
  • Sie organisieren, betreuen und bereiten Sitzungen und Veranstaltungen an unserem Standort in Oberhaching vor und sind zuständig für die Gästebewirtung
  • Sie unterstützen Kollegen und Gäste bei der Reiseplanung
  • Sie buchen Seminare und verwalten die Trainingspläne
  • Sie unterstützen bei der Abwicklung des Personalwesens, sind zuständig für die Abwicklung der Jubiläumsgeschenke und für die Verwaltung des Zeiterfassungssystems
  • Vorbereitende Buchhaltung gehört auch zu Ihren Aufgaben

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Berufserfahrung im Bereich Assistenz von Vorteil
  • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute MS-Office-Kenntnisse
  • Aufgeschlossene, frohe und flexible Persönlichkeit
  • Hohe Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

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