Essential Job Duties and Responsibilities
- You are responsible for the secretary / office administration (supervision of the telephone exchange, scheduling, errands, post and email processing as well as document management)
- You manage the material, maintenance contracts, asset lists, demonstration rooms and our pool vehicles
- You organize, supervise and prepare meetings and events at our location in Oberhaching and are responsible for the guest catering
- You assist colleagues and guests in travel planning
- You book seminars and manage the training plans
- You support human resources tasks, are responsible for the handling of the anniversary gifts and the management of the time recording system
- Preparatory accounting is also one of your tasks
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Education and Experience
- Successfully completed commercial training
- Experience in the field of assistance is an advantage
- Good command of German and English spoken and written
- Good MS Office skills
- Open, joyful and flexible personality
- High communication strength and team ability
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Sie sind verantwortlich für das Sekretariat/ Büroverwaltung (Betreuung der Telefonzentrale, Terminplanung, Botengänge, Post- und Emailbearbeitung sowie Dokumentenmanagement)
- Sie verwalten das Material, Wartungsverträge, Asset-Listen, Demoräume und unsere Poolfahrzeuge
- Sie organisieren, betreuen und bereiten Sitzungen und Veranstaltungen an unserem Standort in Oberhaching vor und sind zuständig für die Gästebewirtung
- Sie unterstützen Kollegen und Gäste bei der Reiseplanung
- Sie buchen Seminare und verwalten die Trainingspläne
- Sie unterstützen bei der Abwicklung des Personalwesens, sind zuständig für die Abwicklung der Jubiläumsgeschenke und für die Verwaltung des Zeiterfassungssystems
- Vorbereitende Buchhaltung gehört auch zu Ihren Aufgaben
Ihr Profil:
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz von Vorteil
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute MS-Office-Kenntnisse
- Aufgeschlossene, frohe und flexible Persönlichkeit
- Hohe Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit