Luxury Retreats - Coordinateur d’équipe (Assistante) / Team Coordinator (Assistant)

Luxury Retreats, membre de la famille Airbnb, est un leader dans la location de villas de luxe. Notre équipe avec plus de 200 experts qui commercialisent un portefeuille de plus de 4000 propriétés uniques à un vaste réseau de voyageurs. Avec plus de 18 ans d'expérience dans l'industrie, nous sommes passionnés par tout ce qui touche le voyage et l'hospitalité.

Quel est le rôle d’un coordinateur d’équipe chez Luxury Retreats? En tant que coordinateur d’équipe, vous fournirez un soutien direct au chef de service et travaillerez sur des événements spéciaux et des projets pour les équipes internes et les personnes externes à l’équipe. Interagissant avec le personnel à tous les niveaux, vous viendrez en renfort administratif afin de veiller au déroulement efficace et organisé des opérations quotidiennes tout en restant flexible, proactif, ingénieux et efficace!

Vous pensez avoir le bon profil? Vos responsabilités:

  • Gestion du calendrier pour le chef de service, notamment des réunions avec le personnel interne et avec des clients externes et des candidats;
  • Apporter un soutien administratif général, notamment l’envoi de lettres, l’impression et la numérisation de documents;
  • Maintenir un système de classement électronique, notamment la mise à jour et l’organisation des serveurs partagés;
  • Réserver des voyages, notamment des services de voiture, des vols et des solutions d’hébergement;
  • Organiser des déjeuners et s’occuper des réservations au restaurant;
  • Soumettre des rapports de dépenses de cartes de crédit professionnelles, reçus et autres frais;
  • Contribuer à l’intégration des nouveaux membres de l’équipe;
  • Aider à la planification et à l’organisation des projets, fonctions et activités spéciales pour les équipes internes et les clients;
  • Aider les autres coordinateurs d’équipe et les assistants de direction avec toutes les tâches nécessaires pour soutenir les dirigeants en visite au bureau de Montréal ;
  • Remplir d’autres tâches et projets spéciaux, selon les besoins du poste ;
  • Effectuer d’autres tâches administratives liées au poste.

Vos compétences et votre expérience:

  • Minimum 3 ans d’expérience pertinente dans la gestion d’un nombre élevé de calendriers, les dépenses, les réservations de voyages, etc. (obligatoire);
  • Minimum 3 ans d’expérience en tant que soutien d’une équipe de direction senior dans un poste administratif et dans un environnement dynamique (obligatoire);
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais. Le français est un plus;
  • Solide éthique du travail, professionnalisme, courtoisie et excellent relationnel;
  • Flexible, capacités d’adaptation, excellentes aptitudes pro-actives et multitâches et sachant se concentrer sur la résolution des problèmes tout en restant calme en cas de pression;
  • Attention aiguë aux détails, rigoureux et très bien organisé;
  • Dispose de compétences axées sur les processus et s’efforce de trouver le moyen le plus efficace d’agir sans pour autant sacrifier la qualité supérieure du travail et/ou les résultats;
  • Compétences informatiques avancées (Gmail, Google Documents, Sheets, Keynote, etc.) et une capacité à apprendre rapidement des applications nouvelles et inconnues;
  • Capacité à anticiper les défis et besoins de l’équipe;
  • Attention aiguë aux détails, rigoureux et très bien organisé;
  • Capacité à faire preuve de jugement et à maintenir la confidentialité.

Luxury Retreats, now a part of the Airbnb family, is a leading luxury vacation rental company. Our team of 200+ experts market a global portfolio of over 4,000 unique properties to a broad and deep network of affluent travellers. With over 18 years of experience, we are passionate about all things travel and hospitality.

What is it like to be a Team Coordinator at Luxury Retreats? As Team Coordinator, you will provide direct support to the Head of departments, in addition to working on special events and projects for the departments internal teams and guests. Interacting with staff at all levels, you will provide administrative support in order to ensure the team’s fast-paced day-to-day operations are effective and organized, remaining flexible, proactive, resourceful and efficient!

Think you have what it takes? Here is what you will need to deliver:  

  • Calendar management for the Head of departments, including meetings with internal staff as well as external guests and candidates;
  • Provide general administrative support including mailing, printing and scanning;
  • Maintain an electronic filing system, including updating and organizing shared drives;
  • Book travel, including car service, flights and accommodations
  • Organize lunch and book restaurant reservations;
  • Submit business expense reports for company credit card, receipts and other expenses;
  • Assist with onboarding of new team members;
  • Assist with the planning and organizing of projects, functions and special events for internal teams and guests;
  • Assist other Team Coordinators and Executive Assistants with any task required to support visiting Executives to the MTL Office.
  • Complete other duties and special projects as assigned;
  • Perform additional administrative tasks related to the position as assigned.

Who you are and what you’ve accomplished:

  • 3+ years of relevant experience in high volume calendar management, expensing, booking travel, etc (mandatory);
  • 3+ years supporting a senior leadership team in an administrative capacity and in a fast-paced environment (mandatory);
  • Excellent written and verbal communication skills in English. French is plus;
  • Strong work ethic, professionalism, courtesy, and strong interpersonal skills;
  • Flexible, adaptable, outstanding pro-active and multi-tasking abilities as well as solution oriented in the face of problems with the ability to remain poised under pressure;
  • Acute attention to detail and follow through, high-level of organization;
  • Exhibit strong process-oriented skills and strive to find the most efficient way to do things without sacrificing a high quality of work and/or results;
  • Advanced IT skills (Gmail, Docs, Sheets, Keynote, etc) and a capacity to quickly learn new and unfamiliar applications;
  • Ability to proactively anticipate challenges and needs of the team;
  • Acute attention to detail and follow through, highly organized;
  • Ability to exercise judgment and maintain confidentiality.

Meet Some of Airbnb's Employees

Amy W.

Front-End Engineer & Designer

From designing features to executing front-end tech, Amy makes sure the Airbnb user experience is smooth and seamless—and enjoyable.

Rebecca S.

User Experience

Rebecca brings a human-centered design process to Airbnb. She’s the one who figures out and implements the tweaks—often small!—that make users love their experience all the more.


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